100 év innováció, 20 év ERP, és egy tudatos újrakezdés – a Proalpha ERP-vel
Hogyan gondolkodik egy nemzetközi gyártóvállalat a digitalizációról, a Proalpha ERP szerepéről – múlt, jelen és jövő egy történetben
Kevés vállalat mondhatja el magáról, hogy több mint száz éve működik, és közben nemcsak túlélte az ipari korszakváltásokat, hanem minden egyes időszakban képes volt megújulni. A német központú Mentor GmbH ilyen vállalat.
1920-ban alapították, ma pedig több mint 1000 munkatárssal, Németországban, Lengyelországban és Tunéziában működő gyártóegységekkel szolgálja ki az autóipar és az ipari szektor meghatározó szereplőit. A Mentor GmbH nem egyszerűen alkatrészeket gyárt. Integrált fénymegoldásokat és HMI komponenseket fejleszt és állít elő – olyan termékeket, amelyek a gép és az ember közötti kommunikációt teszik láthatóvá, érzékelhetővé, kezelhetővé.
A vállalat működésének azonban van egy kevésbé látványos, mégis kulcsfontosságú pillére: az ERP rendszer. A Mentor GmbH 2006 óta a Proalpha ERP rendszerére építi vállalatirányítási folyamatait, amely ma a teljes Order-to-Cash működést, a nemzetközi intercompany struktúrát, a gyártástervezést és a pénzügyi integrációt is támogatja.
A Proalpha ERP bevezetése nem egyszerű szoftverválasztás volt, hanem stratégiai döntés. Egy olyan gyártó ERP rendszerre volt szükségük, amely:
képes kezelni a több telephelyes, nemzetközi működést,
integrálja a fejlesztési, gyártási és logisztikai folyamatokat,
támogatja az autóipari minőségbiztosítási és auditkövetelményeket,
hosszú távon skálázható és frissíthető.
A Mentor története ezért nem pusztán egy százéves gyártóvállalat története. Hanem annak a példája, hogyan lehet egy modern ERP rendszer – jelen esetben a Proalpha ERP – a digitalizáció valódi motorja egy nemzetközi gyártóvállalat életében.
Ez a történet nemcsak a múltról szól, hanem arról is, hogyan gondolkodik ma egy technológiai vezető szerepre törekvő vállalat az ERP rendszerről, a cloud alapú működésről, a a zöld mezős megközelítésről és a jövő gyártásáról.
A múlt: technológiai vezető szerep és „megoldás egy kézből”
A Mentor GmbH üzleti filozófiája egyszerűen hangzik, de a gyakorlatban komoly szervezeti és technológiai háttér kell hozzá: megoldás egy kézből. Nem alkatrészt adnak el, hanem komplett megoldást. A fejlesztéstől a gyártáson át a logisztikáig a teljes értéklánc felelősségét vállalják.
Ez a modell csak akkor működik, ha a háttérben a folyamatok átláthatóak, integráltak és kontrolláltak. Egy ilyen vállalatnál a minőség nem az utolsó ellenőrzési ponton keletkezik, hanem a fejlesztési és gyártási folyamatokba épül be.
Ez a gondolkodásmód ismerős lehet sok magyar gyártó KKV számára is. Azoknak a cégeknek, akik nem pusztán beszállítók szeretnének lenni, hanem valódi fejlesztési partnerek. Akik nem csak „gyártunk, amit kérnek” logikában működnek, hanem hozzáadott értéket akarnak teremteni.
Csakhogy minél komplexebb a termék, minél több a telephely, minél nagyobb az exportarány, annál nagyobb a szervezeti terhelés. És ezen a ponton a vállalatirányítási rendszer már nem adminisztrációs kérdés, hanem stratégiai tényező.
2006: amikor az ERP már nem opció, hanem szükségszerűség
A Mentor GmbH 2006-ban döntött egy integrált ERP rendszer bevezetése mellett, amely 2007-ben élesben is elindult. A választás a Proalpha gyártóiparra optimalizált ERP rendszerére esett.
Ez a döntés nem a „legújabb szoftver” iránti lelkesedésből született. A vállalat már akkor több telephelyen működött, nemzetközi gyártási struktúrával. Szükség volt:
egységes törzsadat-kezelésre,
integrált gyártástervezésre,
intercompany folyamatkezelésre,
pénzügyi és logisztikai átláthatóságra.
Az Order-to-Cash folyamat teljes egészében az ERP rendszerben fut. A gyártás, a készletkezelés, a beszerzés és a pénzügyek nem különálló szigetrendszerek, hanem integrált adatmodellre épülnek.
Ez a pont különösen érdekes magyar KKV szemmel. Sok hazai gyártóvállalat ma is több különálló rendszerrel dolgozik: külön raktárprogram, külön számlázó, külön gyártáskövető Excel. Rövid távon működik. Hosszú távon viszont rengeteg láthatatlan költséget termel.
A Mentor GmbH története azt mutatja, hogy az integráció nem kényelmi kérdés, hanem működési stabilitás.
Nemzetközi működés, központi kontroll
A három országban működő gyártási struktúra komoly koordinációt igényel. A cikktörzs központi karbantartása Németországban történik, majd replikálják a többi telephelyre. Az intercompany folyamatok automatizált adatátvitellel működnek, a pénzügyi és gyártási adatok összehangoltan kezelhetők.
Az ERP csapat létszáma mindössze három fő.
Ez önmagában sokat elmond. Egy jól felépített, standard ERP rendszer nem igényel hatalmas IT apparátust. Inkább jól definiált folyamatokat és tudatos rendszerhasználatot.
Ez a tanulság a magyar gyártó KKV-k számára is releváns. Nem az a cél, hogy nagy IT osztályt építsünk, hanem az, hogy a rendszer támogassa a működést, és ne személyfüggő tudásra épüljön.
20 év után: miért nem elég egy verziófrissítés?
Két évtized ERP-használat után a Mentor vezetése felismerte, hogy nem pusztán technológiai frissítésre van szükség. Az évek során közel 100 egyedi fejlesztés került a rendszerbe. Egy részük kényelmi megoldás volt, más részük korábbi rendszerkorlátok áthidalására szolgált.
A kérdés azonban az lett: valóban ezek viszik előre a vállalatot?
A Greenfield döntés lényege nem az volt, hogy „kezdjük elölről”, hanem az, hogy:
újraértékeljük a folyamatokat,
minimalizáljuk az egyedi fejlesztéseket,
a standard ERP funkcionalitásra építsünk,
csak a valóban szükséges adatokat vegyük át.
Ez a gondolkodás KKV-szinten is releváns. Sok magyar gyártóvállalatnál a rendszer az évek során „ráépül” a működésre. Egyre több egyedi igény, egyre több kerülőút, egyre több workaround.
Egy ponton érdemes feltenni a kérdést: a rendszer szolgál minket, vagy mi szolgáljuk a rendszert?
Ez a szemlélet nemcsak egy hosszú ideje működő rendszer megújításakor fontos, hanem akkor is, amikor egy vállalat ERP-váltás vagy teljes szoftvercsere előtt áll. Ilyenkor különösen nagy a kísértés, hogy „mindent vigyünk át”, hiszen az emberek a megszokott működéshez ragaszkodnak. A projekt során gyakran elhangzik: „ez így működött a régi rendszerben is, erre szükségünk lesz”.
Pedig az ERP-váltás éppen arra ad lehetőséget, hogy a korábbi kompromisszumokat ne örökítsük tovább.
Egy új ERP rendszer bevezetése nem adat-migrációs projekt, hanem működési újratervezés. Ha a régi rendszerben workaroundokkal, egyedi fejlesztésekkel, párhuzamos Excel-listákkal vagy kerülőutakkal dolgoztunk, akkor azok nem értékek, hanem tünetek. Tünetei annak, hogy a folyamat vagy a rendszer korábban nem volt megfelelően kialakítva.
ERP-váltáskor érdemes tudatosan végiggondolni:
Valóban üzleti igény áll egy adott egyedi fejlesztés mögött, vagy csak megszokás?
Az adott megoldás versenyelőnyt jelent, vagy csak egy korábbi rendszerkorlát következménye?
Lehet-e az új rendszer standard funkcionalitásával egyszerűbben, tisztábban megoldani ugyanazt?
A legnagyobb hiba, amit egy vállalat elkövethet ERP-csere során, hogy a régi rendszer hibáit, túlkomplikált logikáját és rosszul dokumentált folyamatait változtatás nélkül „átönti” az új platformra. Ilyenkor a technológia megváltozik, de a működés nem javul.
A Mentor zöld mezős döntése éppen ezt a csapdát akarta elkerülni. Nem a szoftvert akarták lecserélni, hanem a működést letisztítani.
Ez a hozzáállás különösen fontos lehet a magyar gyártó KKV-k számára is. Egy ERP-váltás ritka, stratégiai pillanat. Ha akkor nem történik meg a folyamatok újragondolása, akkor a következő 10–15 év működése is ugyanarra az alapra épül majd.
A kérdés tehát nem az, hogy mit tud az új rendszer.
Hanem az, hogy mit akarunk másként csinálni, mint eddig.
20 év után: miért nem elég egy verziófrissítés?
A Mentor a frissítéssel párhuzamosan a cloud üzemeltetés irányába mozdul el. Nem trendkövetésből, hanem gazdasági megfontolásból.
A cloud számukra:
nem igényel nagy egyszeri infrastruktúra-beruházást,
több telephelyről stabil elérést biztosít,
szolgáltatásként kezelhető költségstruktúrát jelent,
csökkenti a helyi IT-függőséget.
Ez a döntés különösen érdekes magyar KKV szemszögből. Sok vállalat ma még saját szerveren futtat ERP rendszert, mert „mindig így volt”. Ugyanakkor a több telephelyes működés, az exportpiacok és a növekvő digitalizációs igények egyre inkább a rugalmasabb infrastruktúra irányába tolják a cégeket.
A kérdés már nem az, hogy cloud vagy nem cloud. Hanem az, hogy milyen üzleti modell illeszkedik jobban a cég stratégiájához.
Hol várják a legnagyobb eredményt?
A Mentor GmbH szerint a legnagyobb előrelépés a tervezésben és a supply chain működésben várható. A cél az, hogy az adatok korábban és részletesebben álljanak rendelkezésre. Hogy a rövid, közép- és hosszú távú tervezés megalapozottabb legyen.
Ez a kihívás ismerős lehet egy 50–200 fős magyar gyártó KKV-nál is. A beszerzési idők nőnek. A készletszint optimalizálása kulcskérdés. A gyártástervezés egyre komplexebb.
Egy jól konfigurált gyártó ERP rendszer nem csupán nyilvántart, hanem támogatja a döntést.
Mit üzen ez a történet?
A Mentor GmbH több mint 100 éves története nem arról szól, hogy „bevezettek egy ERP rendszert”.
Hanem arról, hogy a digitalizáció stratégiai gondolkodást igényel. Hogy a standardizáció hosszú távon stabilitást ad. Hogy a zöld mezős beruházás nem visszalépés, hanem tudatos újrakezdés. Hogy a cloud nem kockázat, hanem üzleti racionalitás.
És talán ez a legfontosabb tanulság a magyar gyártó KKV-k számára is: az ERP rendszer nem IT projekt. Hanem működési alap.
A kérdés nem az, hogy mekkora a cég.
Hanem az, hogy mennyire tudatosan építi fel a jövőjét.
A Mentor ebben következetes volt az elmúlt száz évben.
És valószínűleg a következő évtizedekben is az lesz.
Forrás: proalpha.com – Prolapha Online Praxistag Mentor GmbH