A vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszerek gyakran a szervezet gerincét képezik, és az, hogy az ERP mennyire sikeresen integrálódik a vállalati folyamatokba, a vállalat elkövetkező éveiben befolyásolhatja a stratégiát és a siker arányát. Az ERP-megvalósítás azonban számos kihívással jár, és különösen az első implementálóknak meg kell győződniük arról, hogy már az elején figyelembe vettek minden lehetséges problémát. Ez a bejegyzés megvizsgálja az ERP-megvalósítások öt legnagyobb kihívását és azok leküzdését.

 

Annak ellenére, hogy az ERP-használat napjainkban széles körben elterjedt, és a legtöbb, bármilyen méretű vállalatnál bevett szokássá válik, a vállalati rendszerek bevezetése során még mindig vannak kihívások, mivel minden szervezet más, és saját igényekkel, elvárásokkal és folyamatokkal rendelkezik.

 

Bár az ERP bevezetésével kapcsolatos kihívások számos tényezőtől függően változnak, a fő ERP-problémák ugyanazok a különböző régiókban és üzleti méretekben. Íme néhány kihívás, amellyel a szervezetek szembesülhetnek a vállalati rendszer bevezetésének megkezdésekor, valamint néhány lehetséges megoldás ezekre a kihívásokra:

 

Kiválasztási probléma

Mielőtt bármilyen ERP rendszert bevezetne, a szervezetnek először fel kell mérnie, hogy valójában milyen típusú, méretű és hatókörű rendszerre van szüksége, és hogyan válassza ki a legmegfelelőbb megoldást a piacon elérhető több száz vállalati szoftver közül.

​Nincs egyetlen válasz arra, hogyan találja meg, amire szüksége van, és a méret, a hatókör és a típus mellett több tényezőt is figyelembe kell venni, beleértve az árat és a speciális funkcionalitási követelményeket. Az egyes szoftverrendszerekhez gyakran több száz-ezer olyan szolgáltatás és funkció tartozik, amelyeket prioritás és hasznosság szempontjából figyelembe kell venni.

Sok vállalat immunisnak tekintheti magát ezekkel az ERP-kihívásokkal szemben, mivel már eldöntötték, mire van szükségük és mire van szükségük egy új rendszerben. Legyen óvatos, ha megfelelő háttérmunka nélkül jut erre a következtetésre, mivel egy új szoftverrendszer kiválasztása, különösen egy olyan átfogó, mint egy ERP-rendszer, az egyik legösszetettebb és legfontosabb döntés, amelyet cége valaha meghoz.

​Az ERP-választást a lehető legkomolyabban kell mérlegelni, mivel az ERP-rendszer kiválasztása előre meghatározza a vállalat stratégiáját legalább a következő 6-10 évre, és kétségtelenül óriási hatással van az egész üzlet jövőbeli sikerére.

Ma már hazánkban is átfogó vállalati szoftver-tanácsadó ipar létezik, hogy kiszolgálja azon cégek igényeit, akik először (vagy másodszor, harmadszor!) szembesülnek a kiválasztási problémával.

 

Technikai kérdések

A szoftvercsomag sikeres kiválasztása fontos, de nem az utolsó probléma, amely a teljes rendszer (szoftver és hardver, szerverek és felhasználók) együttmûködésére és a vállalat értékének visszaállítására irányul. Az ERP kockázatok és kihívások egy másik csoportja a projekt technikai részéhez kapcsolódik.

Hacsak a vállalat nem alkalmaz felhő alapú ERP rendszert, akkor valószínűleg a szervereket és egyéb hardvereket felül kell vizsgálni, és új és modernebbeket kell rendelni, vásárolni és telepíteni. Szükség esetén a belső hálózatot is elemezni, korszerűsíteni kell, illetve figyelembe kell venni a meglévő internet-hozzáférés sebességét és sávszélességét, valamint a használt mobil eszközök esetleges műszaki aggályait.

Ha ezeket az igényeket alábecsülik, drámaian befolyásolhatják a projekt általános eredményeit (és könnyen elhalaszthatják a „boldog órát”, amint az új rendszer végre a helyére kerül, és a tervek szerint működik), vagy megmérgezhetik az első heteket (vagy akár hónapokat) egy új, lassú teljesítményű rendszer használata, ami lassabb üzletmenetet eredményez.

Rengeteg „szolgáltatásként” ajánlot  felhő opció vált elérhetővé, amelyek hosstolt infrastruktúrát, adattárolást és szoftverszolgáltatásokat kínálnak, amelyek lehetővé teszik az alkalmazások, hardver, hálózati és tárolási problémák költségeinek és fejfájásainak minimalizálását. Ide tartozik a szoftver mint szolgáltatás (SaaS), a platform mint szolgáltatás (PaaS) és az infrastruktúra mint szolgáltatás (IaaS).

A helyszíni környezetben mindent a helyszínen tárolunk – az adatokat, az alkalmazásokat, a szervereket, a hálózati és szoftvermegoldásokat. A „szolgáltatásként” tárhely vagy a felhő opcióval az adatok, köztes szoftverek, hálózatok, hardverek és alkalmazások a választott szolgáltatási modelltől függően a helyszínen vagy azon kívül is tárolhatók.

Például az SaaS lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy egy külső helyen tárolt szoftveralkalmazást futtassanak, általában hálózati interfészen, például webböngészőn keresztül, de választhatnak, hogy hozzá kívánják-e társítani adataikat a külső szoftveralkalmazáshoz vagy sem.

A felhőalapú vagy hosstolt szállítási modelleknek van néhány előnye és kihívása. Sokkal egyszerűbbé és olcsóbbá tehetik a megvalósítást, mint egy helyszíni megoldással, de vannak kifogások a „szolgáltatásként” ajánlot opció mellett (például: az alacsonyabb kezdeti beruházás idővel magasabb teljes birtoklási költséget eredményezhet), és ezeket teljes mértékben meg kell vizsgálni, mielőtt döntés születik arról, hogy melyik  modellt válasszuk.

Mostanra számtalan lehetőség közül lehet választani, mint korábban és az okos szervezetek már az elején megvizsgálják az összes lehetőséget, és kitalálják a műszaki követelményeket, így nem érik kellemetlen meglepetések az út során.

 

Adatminőségi problémák

Az adatok minősége fontos azoknak a vállalatoknak, amelyek először helyezik át örökölt adataikat egy új ERP rendszerbe. Alapvetően az a probléma, hogy az évek óta használt és tárolt régi adatok sok okból hozzávetőlegesnek vagy akár helytelennek tűnhetnek az új ERP-valóságban. Az egyik leggyakoribb ERP implementációs probléma a rossz adatintegráció. A szakértők szerint a leggyakoribb problémák akár egyötödét is ez okozza.

 

Változások az üzleti filozófiában

A vállalati rendszerek bevezetése során az egyik legnagyobb kihívás az, hogy miként hoz jelentős változásokat a vállalat hagyományos üzleti modelljében és az évek vagy akár évtizedek óta alkalmazott mindennapi gyakorlatban.

Bölcs és előremutató ötletekkel az ERP bevezetésekor minden bizonnyal lehet olyan megtérülést elérni, ami sokkal érezhetőbb, mint egy egyszerű adatformátum-változtatás vagy egy frissített felhasználói felület. Ez egy igazi kihívás, de egyben nagyszerű lehetőség az üzlet felfrissítésére és új ötletek behozatalára, valamint szervezete jövőjének stratégiai megalapozására.

 

Gondolkodás váltási  problémák

Ez a legnehezebben megoldható probléma, és ez az egyik fő oka az ERP-megvalósítási hibáknak és sikertelenségekeiek. Könnyű elfelejteni, hogy egy szoftverrendszer megvalósításának sikere elsősorban a felhasználókon múlik. Maga a rendszer egy élettelen és logikai entitás, amely logikai lépéseket és folyamatokat követ a programozása szerint, de a rendszer felhasználói olyan emberek, akik hozzászoktak a folyamatokhoz, és több mint valószínű, hogy nehezen fognak váltani a dolgok új módjára, különösen akkor, ha az új módszerek elfogadásának előnyei nem nyilvánvalóak azonnal.

Ez az ERP projektmenedzser „kedvenc” problémája (értsd: legrosszabb rémálma), amely a felhasználók szokásaiból és abból fakad, hogy megértik, mi a jó az üzletnek általában, és konkrétan a felhasználónak. „Mindig is így volt, jóval azelőtt, hogy belépett volna”, „Szerintem soha nem fog működni”, „Nem működik a számítógépemen”, „A vezérigazgatóval fogok beszélni erről a rendszerről” vagy „ Nem érted, hogyan kell működnie” – ezek a megjegyzések ismerősen csengenek mindenki számára, aki valaha is megpróbált új rendszert bevezetni vagy megváltoztatni a felhasználói követelményeket.

Valójában nehéz leírni vagy besorolni azokat a lehetséges ERP implementációs problémákat, amelyek egy új vállalati szoftverrendszer bevezetésekor felmerülhetnek a felhasználói körben;
Valójában nehéz besorolni az ERP implementációs problémákat, mert szinte bármilyen probléma felmerülhet a folyamat során.

Sajnos nehéz elfogadni a változást anélkül, hogy látná a látható előnyeit, és ha nem tesz lépéseket annak érdekében, hogy munkatársai felismerjék ezeket az előnyöket a megvalósítás megkezdése előtt, valószínűleg később megbánja. Javasoljuk, hogy már a tervezési szakaszban próbálják meg előre jelezni az ilyen problémákat, hogy csökkentsék a felhasználók együttműködési tevékenységének esetleges negatív hatását.

Emellett a rendszerhasználók különböző csoportjainak és kategóriáinak érdeklődésének felkeltése jóval a projekt kezdési időpontja előtt és a megvalósítás során való részvételük elősegíti a sikeres megvalósításhoz szükséges „szemléletváltást” az alkalmazottakban. Fontolja meg az alábbi lépések végrehajtását, hogy az alkalmazottakat tájékozottan és elkötelezetten tartsa egy nagy szoftver bevezetési projekt előtt, alatt és után:

→ Tájékoztassa az összes alkalmazottat a hírekről és a mérföldkövekről a projekt előrehaladtával

→ Megbízható visszajelzési csatornák létrehozása az alkalmazottak számára

→ Ösztönözze az alkalmazottakat új ötletek generálására és javaslatok megfogalmazására

→ Szervezzen érdekes tréningeket

→ Ünnepelje a legjobb felhasználói eredményeket, amikor azok megjelennek

Az érintett alkalmazottaknak minden szinten az ERP projektcsapat szövetségeseivé kell válniuk az új rendszer bevezetéséhez, mivel a felhasználók tapasztalatainak és aggályainak figyelmen kívül hagyása megkérdőjelezi az egész projekt sikerét, és megölheti a projekt céljait.

 

A megvalósítás sikerének tervezése… Nem könnyű, de megéri

Szinte minden vállalkozáshoz hasonlóan a szoftverek bevezetése is sok tervezést, erőfeszítést és felügyeletet igényel a siker biztosítása és az ERP-rendszerekkel kapcsolatos problémák minimalizálása érdekében. A fenti öt ERP-megvalósítási kihívás megoldása segíthet a tervezési szakaszokban, és gondoskodhat arról, hogy az összes lehetséges problémát megoldják a megvalósítás megkezdése előtt. Az ERP megvalósítási kihívásainak közvetlen kezelése és a kellő gondosság elvégzése azt jelenti, hogy magabiztosnak érezheti magát a szervezeti megvalósításban, és a lehető legjobban csökkentheti a költségeket és az időt.

Ha ez az Ön cége első implementációját készíti elő, végzi, akkor érdemes lehet harmadik féltől származó implementációs szolgáltatásokat keresni a folyamat gördülékenyebbé és egyszerűbbé tétele érdekében.

 

Gyakran Ismételt Kérdések:

Általában milyen gyakran hajtanak végre jelentős szoftvermódosításokat az ERP-ben?

3-5 évente.

A tulajdonos üzemeltetői, vagy felhő alapú megoldások esetén maguk a szoftvergyártók rendszeresen adnak hozzá kisebb funkciókat az ERP-hez. De a nagyobb szoftver revíziókat, amelyek magukban foglalnak olyan dolgokat, mint például az adatbázis szerkezete, a hálózat módosítása vagy bármely számítógépes hardvertechnológia, általában 3-5 évente hajtják végre.

Az ERP-n belül melyik alkalmazáskészlet a legnagyobb és legbonyolultabb?

Általában ez a gyártási és logisztikai modul. Ennek részben az az oka, hogy minden gyártási művelet és minden logisztikai eset egyedi, így a szükséges funkcionalitás gyakran mély és összetett. Ráadásul ezekben a modulokban több testreszabás is lehet, mint például a HR, CRM vagy Pénzügy modulokban.

Mi a legnagyobb előnye a sikeresen bevezetett ERP rendszernek?

Hatékonyság. A sikeresen bevezetett ERP rendszer egyetlen programba integrálja a vállalat szervezeti folyamatait, miközben valós idejű frissítéseket biztosít. A feladatok így gyorsabban hajthatók végre, kisebb az emberi hiba valószínűsége, és az információk nem vesznek el az alkalmazásokban és a táblázatokban.

Melyek a legnagyobb kihívások az ERP bevezetése során?

Általában legnagyobb problémákat a szervezeti és vezetői támogatás hiánya, valamint a felhasználói elvárások kezelésével és a változáskezeléssel kapcsolatos problémák kötik össze.

Melyek a leggyakoribb problémák az ERP rendszerek bevezetése után?

Az ERP-rendszerek bevezetése során felmerülhet néhány kihívás. Ezek a problémák a következők lehetnek:

→ Változáskezelés. Az új ERP-rendszer informatikai kérdés, de legalábbis egy üzleti átalakítási kezdeményezés. A külső tanácsadók óriási segítséget tudnak nyújtani az ERP implementációval járó szervezeti       és üzleti folyamatok változásaiban.

→ Adatintegrációs problémák. Gondos tervezésre van szükség annak biztosítására, hogy az adatok áttelepítése sérülés, elvesztés vagy leállás nélkül történjen.

Melyek az ERP kihívásai?

Ön és csapata további ERP-kihívásokkal szembesülhet a bevezetést követően. Néhány ilyen kihívás a következőket tartalmazza:

→ Előfordulhat, hogy a megoldás nem felel meg az üzleti igényeknek a bevezetést követően, gyakran azért, mert a szoftverkiválasztási szakaszban nem eléggé összegyűjtötték a követelményeket és az árképzést.

→ A felhasználókat ki kell képezni a rendszer használatára, ami azt jelenti, hogy időt és költségvetést kell elkülöníteni a szállítók képviselőire vagy a megvalósítási partnerek személyzetére az alkalmazottak megfelelő képzésére.

→ Előfordulhat, hogy a szervezeten belüli egyes folyamatokat hozzá kell igazítani a szoftverhez, amit jóval az életbe lépés dátuma előtt fel kell térképezni.