A mai dinamikus és versenyképes üzleti környezetben a vállalatoknak gyakran alkalmazkodniuk kell a változó piaci és technológiai feltételekhez. Sok vállalkozó tisztában van azzal, hogy a modern ERP (Enterprise Resource Planning) szoftver bevezetése számos előnnyel járhat, és javíthatja működésének hatékonyságát. Azonban továbbra is nagy azon vállalatok száma, mely még mindig a hagyományos eszközökre, például az Excel-táblázatokra támaszkodik a műveletek kezelésében. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogy mikor és miért érdemes a vállalatoknak megfontolni az Excelről, vagy egyéb manuálisan kezelhető szoftverekről az ERP-szoftverre való váltást, kiemelve, hogy ez milyen fő előnyökkel járhat a gyártási szektorban működő vállalatok számára.

 

Mi az a gyártási ERP szoftver

Az ERP-szoftver, más néven vállalati erőforrás-tervezés, egy olyan üzleti szoftver, amely integrálja és felügyeli a vállalat hatékony működéséhez kapcsolódó összes összetett folyamatot – beleértve a gyártást is.

Ez egy átfogó eszköz, amely lehetővé teszi az alapanyagok nyomon követését, a készletkezelést, a termelési folyamatok optimalizálását, a pénzügyi ellenőrzést és az ügyfélkapcsolat-kezelést. Az ERP-szoftver ezenkívül segít a hulladék azonosításában, a hibák kiküszöbölésében, az ügyfélkapcsolatok javításában és a valós idejű együttműködésben.

A gyakorlatban a termeléshez használt ERP szoftver lehetővé teszi a vállalatok számára a termelés hatékony tervezését, a költségek ellenőrzését, a szállítások kezelését, a termékminőség felügyeletét és a működési hatékonyság optimalizálását. Ennek köszönhetően a vállalkozások növelhetik versenyképességüket és jobb eredményeket érhetnek el.

Érdemes megjegyezni, hogy a gyártáshoz használt ERP-szoftverek a feldolgozóipar speciális igényeihez vannak szabva. Olyan szempontokat tartalmazhat, mint például:

• raktárvezetés,
• termelés tervezés,
• folyamatkövetés,
• minőség ellenőrzés,
• ügyfél rendelések kezelése,
• adatelemzés.

Ennek köszönhetően a cég hatékonyan tudja menedzselni a teljes gyártási ciklust az alapanyagok megrendelésétől a késztermék vevőhöz való eljuttatásáig.

A gyártási ERP-szoftver ezért elengedhetetlen eszköz a vállalatok számára a mai versenyképes üzleti környezetben. Lehetővé teszi a termelési folyamatok hatékony irányítását, a vállalati működés optimalizálását és a működési hatékonyság növelését. Ezért egyre több cég dönt az ilyen típusú megoldások bevezetése mellett.

 

Excel vs ERP

A funkcionalitás köre:

• Excel: Egy táblázat, amely lehetővé teszi adatok létrehozását és kezelését. Ebben alapvető matematikai és statisztikai műveleteket végezhet, grafikonokat készíthet és adatokat elemezhet, grafikonokat fejleszthet, képleteket készíthet, jelentéseket készíthet és még sok mást.
• ERP szoftver: egy olyan átfogó rendszer, amely integrálja a vállalat tevékenységének különböző területeit, mint például a termelés, a pénzügy, az értékesítés, a beszerzés, a raktározás, az ügyfélkapcsolat-kezelés stb. Funkciók széles skáláját kínálja, lehetővé téve az összes holisztikus kezelését. a gyártó cég működésének szempontjait.

Adatintegráció:

• Excel : Az Excelben az adatok gyakran egyedi lapokban és fájlokban tárolódnak. Ezért manuálisan kell átadni az adatokat a különböző fájlok között, ami hibákhoz vezethet, és megnehezíti a szinkronizálást.
• ERP szoftver : a vállalat működésének különböző területeiről származó adatokat egyetlen központi rendszerbe integrálja. Ennek eredményeként az információk valós időben állnak rendelkezésre, és könnyen megoszthatók és szinkronizálhatók a különböző részlegek között.

Folyamat automatizálás

• Excel: a legtöbb műveletet és számítást kézzel kell elvégezni. Az üzleti folyamatok jellemzően kézi adatbevitelen és képleteken alapulnak, amelyek időigényesek és hibákra hajlamosak lehetnek.
• ERP szoftver: számos üzleti folyamatot automatizál, így nincs szükség kézi munkára. Olyan szabályokat, folyamatokat és munkafolyamatokat határozhat meg, amelyek automatikusan futnak, felgyorsítva a műveleteket és minimalizálva a hibák kockázatát.

Skálázhatóság

• Excel : elsősorban személyes használatra készült eszköz, és a méretezhetőség tekintetében korlátozottak. Nehéz lehet a nagy adatkészletek karbantartása és kezelése, valamint a funkcionalitás növelése vállalkozása növekedésével.
• ERP szoftver : kis-, közép- és nagyvállalatok támogatására készült. Könnyen méretezhető, hogy megfeleljen a növekvő üzleti igényeknek, és nagyobb mennyiségű adatot és felhasználókat tudjon támogatni.

Azt is érdemes hozzátenni, hogy az Excel-táblázatok esetében fennáll az adatok véletlen törlésének vagy a fájlok sérülésének veszélye. Bár az automatikus mentés és a fájl-helyreállítási mechanizmusok némi biztonságot nyújtanak, nem garantálják teljes mértékben a nemrég bevitt információk helyreállítását.

ERP szoftver esetén az adatbázisban semmilyen rekord nem veszhet el. A fájl- és adatvédelem szintje az ilyen alkalmazásokban sokkal magasabb, mint az Excelben.

Emellett az Excelben komoly nehézségekbe ütközhet a csapatmunka és az adatok naprakészségének biztosítása terén. Amikor megnyitunk egy lapot, mások csak olvasható módban érhetik el.

Ezenkívül egy Excel-lapon lévő adatok frissítéséhez általában szükség van más, ugyanazt az információt tartalmazó lapok módosítására. Ez egy nagyon időigényes folyamat. ERP rendszer esetén ezek a problémák megszűnnek. Ez jelentősen növeli a termelés hatékonysági arányait , és jobb működési likviditást biztosít.

 

Hogyan segítheti vállalkozását az ERP szoftver

Ha azon töpreng, hogy továbbra is használja-e az Excelt, vagy ideje az ERP-szoftvert választani, van néhány fontos információnk. A gyártáshoz használt ERP szoftverek széleskörű funkcionalitásának és a valós üzleti igényekhez való igazítási lehetőségeinek köszönhetően számos előnnyel járhatnak cége számára.

Hatékony folyamatmenedzsment: Az ERP rendszer bevezetése biztosítja a termelési folyamatok átfogó irányítását. Segítségével a gyártás minden szakasza nyomon követhető az alapanyagok beszerzésétől a késztermék vevőhöz való eljuttatásáig. Ennek köszönhetően teljes betekintést nyerhet és ellenőrizheti az összes végrehajtott műveletet.

Hatékonyság optimalizálás ERP rendszerrel: Az ERP szoftver segít azonosítani a nem hatékony folyamatokat és a termelési folyamatokban előforduló hulladékot. Az ERP bevezetése segít optimalizálni a gyártási ütemtervet, kezelni a készleteket és a nyersanyagokat, valamint minimalizálni a gép leállási idejét. Ennek eredményeként nő a vállalat hatékonysága és csökkennek a költségek.

Tökéletes pénzügyi ellenőrzés: Az ERP szoftver integrálja a pénzügyi menedzsmentet a termelési folyamatokkal. Segítségével minimalizálhatja a kiadásokat, ellenőrizheti a termelési költségeket és nyomon követheti a bevételt. Ez pedig jobb költségvetés-gazdálkodást és megalapozott üzleti döntéseket biztosít.

Ügyfélkapcsolatok fejlesztése: Az ERP szoftvernek köszönhetően az ügyfelekkel való kapcsolatok is javulnak. Az erre a feladatra szánt ERP modul lehetővé teszi a rendelések előzményeinek nyomon követését, gyors válaszadást a megkeresésekre, valamint az ügyfelek tájékoztatását a megrendelés állapotáról. Ez hozzájárul az erős és hosszú távú kapcsolatok kialakításához a címzettekkel.

Automatizálás és hibaelhárítás az ERP-nek köszönhetően: Az ERP implementációknak van egy másik nagyon fontos előnyük is – számos összetett folyamatot automatizálnak, ami kiküszöböli az adatok manuális sokszorosításának szükségességét, és csökkenti az emberi hibák kockázatát. Ez végső soron növeli a műveletek pontosságát ami pozitív hatással van a kínált termékek és szolgáltatások minőségére.

 

Mikor érdemes áttérni Excel-ről ERP rendszerre

Az egyszerű gyártási folyamatokkal rendelkező kis szervezetek számára nehéz lehet az a döntés, hogy Excelről ERP rendszerre váltsanak. Az adatelemzéshez és -tároláshoz, jelentéskészítéshez vagy kimutatások létrehozásához szükséges csekély igényekkel az Excel nagyon jól működik.

A cég növekedésével, több alkalmazottal történő foglalkoztatásával, az üzleti kapcsolatok bővülésével és a termelési folyamatok diverzifikációjával azonban az Excel használata eredménytelenné válik, mert egyre több időt kell tölteni a lapfrissítéssel, a hibakereséssel, képletek és makrók készítésével. Ez a tökéletes alkalom az ERP-szoftver bevezetésének megfontolására.

A modern ERP-megoldások, mint például a ＃proALPHA, a gyártóvállalatok működésének gyakorlatilag minden aspektusához nyújtanak támogatást. A több száz vagy akár több ezer laptól való elválás nem olyan fájdalmas, mint amilyennek látszik. Az automatizálás lehetőségének és az egységes adatbázisnak köszönhetően az ERP-szoftverben rendelkezésre álló adatokat már nem kell más rendszerekbe átvinni a feldolgozáshoz, az ERP rendszerben előre meghatározott munkafolyamat biztosítja a leggyorsabb és leghatékonyabb működést.

 

Hogyan válasszuk ki a megfelelő ERP rendszert

Amikor döntés előtt állunk egy ERP rendszer kiválasztásával és bevezetésével kapcsolatban, szembe kell néznünk a szállító és a szoftver kiválasztásának problémájával. A feladat megkönnyítése érdekében érdemes a piacon elérhető megoldásokat összevetni saját igényeinkkel.

A gyártó cégeknek általában konkrét elvárásaik vannak az ERP rendszer által kínált szolgáltatások, funkciók és folyamatok körét illetően. Ezért a kiválasztott szoftvert megfelelően a vállalat üzleti igényeihez kell igazítani, figyelembe véve annak méretét, felépítését és az egyes modulokkal és funkciókkal szembeni követelményeket. Érdemes megjegyezni, hogy bár a legtöbb ERP rendszer egyénileg adaptálható a különböző feladatokhoz, ez az adaptáció nem könnyű. Érdemes tehát időt szánni az üzleti igények elemzésére, hogy sikeres legyen az Excel-táblázatokról az ERP-szoftverre való váltás.