A mesterséges intelligencia új dimenziói az ERP-folyamatokban
Az elmúlt években a vállalatirányítási rendszerek (ERP) fejlődése új szintre lépett. Míg korábban az ERP bevezetése leginkább technológiai kérdés volt, ma már a siker kulcsa a folyamatok megértésében és optimalizálásában rejlik. A digitalizáció következő hulláma – az AI (mesterséges intelligencia) integrációja – nem csupán automatizál, hanem gondolkodik, elemez és döntéstámogatást nyújt.
A Proalpha ERP ökoszisztémájában is megfigyelhető, hogy a mesterséges intelligencia nem csupán egy új eszköz, hanem egy stratégiai gondolkodásmód alapja. Az AI-vezérelt folyamatfeltérképezés, döntéstámogatás és adatvezérelt fejlesztés új dimenziókat nyit az ERP-projektek hatékonyságában.
A Matik GmbH és alapítója, Henrik Abke példája jól mutatja, hogyan lehet a mesterséges intelligenciát a folyamatmenedzsment és az ERP-transzformáció motorjává tenni.
A probléma: amikor az ERP-projekt a technológiára fókuszál, nem az emberre
Sok vállalatvezető tapasztalta már, hogy egy új ERP-rendszer bevezetése – legyen az bármilyen modern – nem mindig hozza a várt eredményeket.
A leggyakoribb ok: a technológiára fókuszálás a folyamatok helyett.
Egy ERP bevezetés akkor működik igazán, ha az új rendszer nemcsak „átveszi” a régi folyamatokat, hanem optimalizálja is őket. Ehhez viszont meg kell érteni, hogyan dolgoznak valójában az emberek – nem papíron, hanem a mindennapi működésben.
Henrik Abke találóan fogalmaz:
⎸
„Ha tudnánk, amit már tudunk, sokkal előrébb lennénk.”
Ez a gondolat rámutat arra, hogy a vállalatok gyakran nem ismerik saját folyamataikat elég mélyen. A döntéshozók sokszor csak a felszíni problémákat látják, miközben a valós hatékonysági akadályok az adatok, jóváhagyások, manuális döntési pontok vagy információs szigetek mélyén húzódnak meg.
Az „Ist–Soll” szemlélet: a digitalizáció térképe
Az Ist–Soll szemlélet a jelenlegi (Ist) és a kívánt (Soll) állapot közötti különbségek feltárására szolgál. Ez az elemzési módszer segít célirányosan azonosítani a fejlesztési lehetőségeket és a szükséges lépéseket.
A sikeres ERP-bevezetés nem szoftverrel, hanem folyamattérképpel kezdődik.
A Matik módszertana – amely a proALPHA filozófiájával is összhangban áll – az ún. „Ist–Soll” (jelenlegi–célállapot) elemzésre épül.
Az Ist-állapot (a valós működés) feltérképezése: interjúk, folyamatvizualizációk, adatelemzés.
A Soll-állapot (a célfolyamat) megtervezése: KI-támogatott szimulációk, alternatív modellek, döntési forgatókönyvek.
Az átalakulás: a szoftver és a szervezet összehangolása a jövőbeni működés érdekében.
Egy ilyen megközelítés nemcsak technikai projekt, hanem tanulási folyamat a szervezet számára. A résztvevők megértik, miért történnek bizonyos lépések, és hogyan tudja az AI a saját munkájukat támogatni, nem helyettesíteni.
A folyamatfeltérképezés mint az ERP-projekt alapja
A Matik GmbH által alkalmazott „adatútvonal-térképek” (data roadmaps) látványosan mutatják meg, hogyan áramlanak az információk egy vállalatban.
Egy tipikus ERP-projekt során több tucat részfolyamatot – például beszerzés, könyvelés, projektmenedzsment, értékesítés, gyártástervezés – vizsgálnak meg külön-külön, majd egyetlen, átfogó rendszerbe rendeznek.
Egy ilyen vizualizáció segít:
azonosítani a szűk keresztmetszeteket és felesleges lépéseket,
feltárni az információs duplikációkat (pl. manuálisan bevitt adatok több rendszerben),
megérteni a valódi munkaterhelést az egyes szerepkörökben,
és megalapozni a AI-vezérelt automatizálási lehetőségeket.
Ez a módszer teszi lehetővé, hogy az ERP ne csak egy új szoftver legyen, hanem egy új működési modell.
A mesterséges intelligencia szerepe: a folyamatok újragondolása
A mesterséges intelligencia ma már nemcsak „okos asszisztens”, hanem folyamatelemző partner.
Az AI képes a rögzített folyamatadatokat elemezni, javaslatot tenni a javításra, sőt, alternatív működési modelleket generálni.
Például:
Egy AI felismeri, hogy a számlák 80%-a manuálisan kerül rögzítésre, miközben létezik OCR-alapú automatizáció.
Elemzi, mely dokumentumok, e-mailek és jóváhagyások ismétlődnek, és hol lehet automatizált döntést hozni.
A Proalpha rendszerekben elérhető AI-analitikai modulok pedig képesek előre jelezni a feldolgozási torlódásokat, vagy javaslatot adni a kapacitás-újraosztásra.
Henrik Abke szerint a mesterséges intelligencia „nem a prezentációk, hanem a valóság megértésének eszköze”.
Az AI képes az emberi tudást strukturálni – vagyis láthatóvá tenni azt, hogyan gondolkodik a szervezet.
Az AI mint döntéstámogató: az adatból tudás lesz
A 80-as években a fizikai munka dominált. Ma a vállalati értékteremtés döntő része mentális munka – adatelemzés, döntéshozatal, kommunikáció.
Ezeket a tevékenységeket is lehet digitalizálni és modellezni.
A modern AI-megoldások – mint például a Proalpha Analytics modellek – képesek:
folyamatok mentális leképezésére (pl. döntési logikák azonosítása),
valós idejű döntéstámogatásra (pl. mely ügyfélajánlat térül meg leginkább),
automatizált visszacsatolásra (pl. mely részleg generálja a legtöbb késleltetést).
Egy jól felépített AI-rendszer nem veszi el a döntéshozatal jogát, hanem kiegészíti az emberi ítélőképességet.
Ez a „human-in-the-loop” modell a Proalpha filozófiájának is alapja: az AI nem helyettesíti, hanem támogatja a szakembert.
A „digitális iker” a folyamatmenedzsmentben
A gépészeti világban régóta ismert fogalom a digitális iker – egy olyan modell, amely a fizikai rendszert digitálisan leképezi és szimulálja.
A Matik és a Proalpha ERP közös szemlélete szerint ugyanez lehetséges vállalati folyamatokra is.
A AI segítségével létrejöhet egy folyamat-iker: egy digitális modell, amely valós időben tükrözi a szervezet működését.
Ezen keresztül a vezetők képesek:
szimulálni, mi történik, ha egy folyamat lépést automatizálnak,
előre jelezni, hol alakul ki szűk keresztmetszet,
és mérni a várható megtakarítást még a projekt előtt.
Ez a koncepció forradalmasítja az ERP-tervezést: nem kell megvárni a bevezetést ahhoz, hogy lássuk, mi működik.
AI-szkepticizmus és valós tapasztalatok
Természetes, hogy a mesterséges intelligenciával kapcsolatban sok a kétely.
„Tévedhet-e az AI?” – igen, ahogyan az ember is.
A kulcs nem a hibák elkerülése, hanem a kontrollált tanulás.
Henrik Abke tapasztalata szerint a vállalatok, amelyek aktívan kísérleteznek a AI-alapú folyamatmodellezéssel, sokkal gyorsabban jutnak el a megoldásokhoz, mint azok, amelyek „tökéletes rendszerre” várnak.
A Matik projektjeiben az elemzési fázis időtartama a korábbi hetek helyett napokra csökkent, miközben a döntések megalapozottsága nőtt.
Ez az AI „gyorsító hatása”: nem helyettesíti a szakértőt, hanem sokszorozza az idejét és látásmódját.
Az Agent AI és a folyamat-automatizálás jövője
A következő lépés már nem a statikus folyamatok optimalizálása, hanem a dinamikus, ügynökalapú (Agent AI) működés.
Ez azt jelenti, hogy az AI nemcsak javaslatot ad, hanem önállóan végrehajt műveleteket – természetesen előre meghatározott keretek között.
Ezek az intelligens ügynökök képesek:
automatikusan felismerni, mikor szükséges beavatkozni,
kommunikálni más rendszerekkel (CRM, MES, logisztikai szoftverek),
és priorizálni a feladatokat a vállalati célok alapján.
A Proalpha ERP fejlesztéseiben ez a koncepció már valósággá válik: az Agent AI a háttérben fut, folyamatosan tanul a felhasználói mintákból, és proaktívan javaslatot tesz a hatékonyságnövelésre.
Az ember a középpontban: változáskezelés és szervezeti kultúra
A technológia önmagában nem elég.
Az ERP-transzformáció – különösen ha AI-t is bevonunk – kulturális változást is igényel.
A sikeres projektek titka:
Az alkalmazottak bevonása már a tervezési fázisban,
a félelmek csökkentése és az előnyök megmutatása,
a „technológiai partnerség” szemlélet elterjesztése.
Henrik Abke szerint a legjobb eredmények akkor születnek, amikor az interjúk nem formális kérdőívek, hanem valódi párbeszédek.
Az AI ezeket a párbeszédeket képes strukturálni és rendszerezni – de az emberi tudás marad a kiindulópont.
Konkrét lépések: hogyan kezdjük el?
Egy vállalatvezető számára, aki a következő ERP-projektjén gondolkodik, a következő öt lépés segíthet a mesterséges intelligencia integrálásában:
Folyamatfeltérképezés – készítsen valós, nem idealizált leírást a működésről.
Adatgyűjtés – rögzítse, hány e-mail, dokumentum, döntés születik naponta egy adott folyamatban.
AI-bevonás – használjon nyelvi modelleket (pl. ChatGPT, Copilot, Proalpha Smart Assistant) a folyamatok elemzésére.
Digitális iker létrehozása – szimulálja a lehetséges javításokat.
Szervezeti tanulás – képezze a csapatokat az AI-támogatott gondolkodásra.
Már ezek a lépések is mérhető eredményeket hoznak: gyorsabb döntéshozatal, kevesebb hibás adatbevitel, átláthatóbb folyamatlánc.
A mesterséges intelligencia nem cél, hanem iránytű
A vállalati digitalizáció új szakaszába lépett. Az AI nem csupán eszköz, hanem stratégiai partner, amely segít az ERP-rendszerekből intelligens, önfejlesztő ökoszisztémát létrehozni.
A Proalpha és a Matik közös tapasztalatai azt mutatják, hogy a mesterséges intelligencia a folyamatok láthatóvá tételén keresztül hozza meg a legnagyobb értéket.
A cél nem az, hogy az AI dolgozzon helyettünk – hanem hogy mindenki jobban értse, mit és miért tesz.
A jövő ERP-rendszerei nemcsak adatokat kezelnek, hanem összefüggéseket látnak, döntéseket támogatnak, és tanulnak a szervezettel együtt.
Ez az új szintű együttműködés az, amely a vállalatokat valóban versenyképessé teszi a digitális korszakban.
Forrás: Proalpha “A jelenlegi állapottól a kívánt állapotig – a folyamatok tisztán látása, a döntések megkönnyítése” webcast