A dokumentumkezelés új dimenziója a Proalpha ERP-ben
Hogyan épül fel egy integrált, vállalati szintű DMS, és miért válik stratégiai előnnyé?
A digitalizáció nem pusztán technológiai kérdés – a modern vállalatok működésének alapköve. A gyártó-, kereskedő- és szolgáltató vállalatok folyamatosan arra törekednek, hogy a belső folyamataikat gyorsabbá, átláthatóbbá és szabályozottabbá tegyék. Kevés olyan terület van azonban, ahol ilyen hatalmas potenciál rejlik, mint a dokumentumkezelésben.
A papíralapú működés még ma is számos cég mindennapjait átszövi: szállítólevelek, számlák, szerződések, minőségi jegyzőkönyvek, levelezések, Excel-táblák és belső dokumentumok tízezrei keringenek külön mappákban, asztalokon, e-mailekben vagy közös meghajtókon. Az eredmény? Nehezen visszakereshető információk, hibalehetőségek, párhuzamos verziók és komoly időveszteség.
Ezen a ponton lép színre a Proalpha Dokumentumkezelő Rendszer (DMS) — egy teljesen integrált, ERP-be épített megoldás, amelynek célja, hogy a dokumentumkezelést véglegesen papírmentessé, gyorssá, automatizálttá és auditbiztossá tegye.
A cikkben bemutatjuk:
- mit tud a Proalpha DMS,
- hogyan működik a gyakorlatban,
- hol teremt mérhető versenyelőnyt,
- milyen konkrét példák mutatják meg a rendszer valódi erejét.
A dokumentumkezelés kihívásai
A német NABU 2023-as felmérése szerint évi 800 ezer tonna papírt használ fel a szektor, ami egy átlagos dolgozónál 10 000 oldal/év, azaz 833 oldal/hónap papírfelhasználást jelent. Ennek 45%-a végül a szemétben landol – tipikus folyamat:
- dokumentum kinyomtatása
- aláírás / ellenőrzés
- visszaszkennelés
- megsemmisítés
A probléma nem csupán környezetvédelmi. A papíralapú működés:
- lassú,
- hibalehetőségekkel teli,
- átláthatatlan,
- drága,
- GDPR- és auditkockázatokat hordoz,
- az információk gyors elérését akadályozza.
Ahogy a Proalpha egyik felhasználója, az Apra Gruppe ügyvezetője fogalmazott:
⎸
a majdnem teljesen papírmentes működés ma már nem opció, hanem versenyelőny.
Mi a Proalpha DMS? – Az integrált dokumentumkezelés alapjai
A Proalpha DMS nem egy külső rendszer – az ERP szerves részeként működik, ugyanazzal a jogosultságkezeléssel, ugyanazzal a felhasználói felülettel, ugyanazzal a logikával.
A legfontosabb jellemzők:
- Teljesen integrált minden Proalpha modulban (beszerzés, értékesítés, logisztika, termelés, pénzügy, minőségbiztosítás stb.).
- Egységes működési logika: ha egy felhasználó megtanulja egy modulban, az egész rendszerben tudja használni.
- Papírmentes folyamatokat támogat, a dokumentumok automatikusan és manuálisan is archiválhatók.
- Teljes szövegű keresés és Kulcsszavak (címkék) használhatóak – gyors, intelligens keresés.
- Office-integráció (Outlook, Word, Excel).
- Automatizált Cold archiválás, QR-kódos dokumentumfelismerés és hozzárendelés.
- Workflow-támogatás, jóváhagyási lépések dokumentumokkal összekapcsolhatók.
A DMS tehát nem egy mappa, hanem egy intelligens információs rendszer, amely kontextusban tárolja a dokumentumokat:
ahol keletkeznek – ott érhetőek el.
Dokumentumarchiválás a gyakorlatban: manuális és automatikus működés
A felhasználók három alapvető módon archiválhatnak dokumentumokat:
Drag & Drop archiválás – a legegyszerűbb megoldás
A Proalpha ERP felületein minden bizonylathoz, törzsadatlaphoz megjelenik a DMS ikon. A felhasználó csupán:
- megnyitja a dokumentumot,
- behúzza a megfelelő helyre,
- kiválasztja a dokumentumtípust (azaz a „mappát”),
- opcionálisan címkéket ad hozzá,
- és azonnal menti.
A verziózás automatikus, a rendszer megőrzi:
- ki töltötte fel,
- mikor,
- milyen módosítás történt.
Például egy új beszállító törzsadatainak jóváhagyási workflow-jánál a rendszer kérheti a szükséges dokumentumok feltöltését is (pl. ISO-tanúsítványok, szerződések, regisztrációs adatok).
Automatizált archiválás – Cold eljárás
A Cold eljárás lényege:
- a Proalpha által generált bizonylatokat (számlák, ajánlatok, rendelések) nem papírra nyomtatja,
- hanem közvetlenül digitálisan archiválja a megfelelő dokumentumtípusba,
- automatikusan címkézi,
- automatikusan iktatja.
Ez különösen fontos az e-számlázási kötelezettségek miatt, hiszen az archiválás minősége és biztonsága hosszú távon jogszabályi elvárás. A Proalpha DMS ehhez teljes körű megfelelést biztosít.
QR-kód alapú archiválás – papírról automatizáltan
A vállalatoknál gyakran van szükség papír alapú dokumentumok visszakapcsolására (pl. aláírt szállítólevelek, gyártási lapok, minőségi jegyzőkönyvek).
A Proalpha megoldása:
- A bizonylatra egységes QR-kód kerül.
- A dokumentumot papíron aláírják vagy kitöltik.
- A felhasználó egyszerre több száz dokumentumot szkennel be.
- A rendszer a QR-kód alapján minden oldalt automatikusan visszakapcsol a megfelelő bizonylathoz.
(Oldalszám, rendelési szám, objektum ID mind be van ágyazva a kódba.)
Ez tökéletes megoldás:
- logisztikai cégek szállítóleveleihez,
- termelési kísérőlapokhoz,
- minőségügyi dokumentumokhoz,
- biztonsági ellenőrzési lapokhoz,
- aláírt teljesítésigazolásokhoz.
Office-integráció: Outlook, Word, Excel – minden dokumentum ott, ahol a munka történik
A Proalpha DMS egyik legerősebb funkciója az Office 365 integráció, amely három irányban működik:
Outlook – bejövő és kimenő e-mailek archiválása
A rendszer képes:
- az ERP-ből küldött e-maileket automatikusan archiválni,
- a felhasználó által kijelölt e-maileket manuálisan menteni,
- teljes levelezési láncokat kezelni (de csak akkor, ha a felhasználó szeretné – privát vagy kevésbé releváns levelek nem kerülnek archiválásra).
Ez utóbbi szakmailag kritikus:
a rendszer nem archivál minden e-mailt automatikusan, így elkerülhetők a fölösleges és érzékeny tartalmak tömeges tárolása.
Word – sablonok és automatizált dokumentumgenerálás
A cégek nagy része a következő dokumentumokat még mindig manuálisan készíti:
- ajánlatkísérő levelek,
- üdvözlőlevelek új ügyfeleknek,
- 8D jelentések,
- minőségi dokumentumok.
A Proalpha Word-integrációval:
- előre elkészített sablonokat lehet létrehozni,
- amelyek automatikusan kitöltik az ERP-ben már meglévő adatokat (név, cím, kapcsolattartó, cikkszám, rendelés adatai stb.),
- és verziózás mellett tárolják a dokumentumokat.
Excel – táblázatok, listák, számítások verziózott tárolása
Gyakori eset, hogy Excel táblák többször is módosulnak (pl. árlista, BOM export, készletlista, számítások).
A Proalpha ezekre is verziózást biztosít, és a dokumentumokat csoportos nézetben jeleníti meg, ha egy projekt több Excel/PDF/txt fájlra épül.
Dokumentumtípusok, jogosultságok és adminisztráció
A Proalpha DMS egyik legnagyobb erőssége a teljesen testreszabható dokumentumtípus-rendszer.
Adminisztrációs lehetőségek:
- tetszőleges számú dokumentumtípus hozható létre (gyakorlatilag „mappák”),
- egyedi jogosultságokkal (ki láthatja, ki tölthet fel, ki módosíthat),
- dokumentumonként akár 50 címke is megadható (iparági ajánlások szerint, pl. DIN/EN/VDI normák alapján),
- kötelező mezők rendelhetők hozzá,
- dokumentumtípusok egymással összekapcsolhatók (pl. ajánlati pozícióból láthatók legyenek a kapcsolódó rajzok vagy cikktörzs dokumentumai).
Ez különösen fontos:
- mérnöki dokumentációknál,
- minőségbiztosítási folyamatoknál,
- termelési dokumentációk esetén,
- auditok és visszakereshetőség szempontjából.
Intelligens keresés – a Proalpha „Google”-je
A DMS egyik legfontosabb funkciója a keresés. A Proalpha két módot biztosít:
Közvetlen keresés (bizonylatszám, ügyfél, dátum)
A felhasználó kikeresi:
- a rendelést,
- ajánlatot,
- szállítólevelet,
- számlát,
és ott megnyitja a hozzá tartozó dokumentumokat.
Teljes szövegű keresés
Ha nem tudjuk, melyik dokumentumot keressük, de tudunk egy részletet, akkor a rendszer a dokumentumok teljes szövegében keres.
A webinar legendás példája:
egy ajánlathoz kapcsolódó e-mail megtalálása pusztán a „Tibet” szó beírásával, mert a levelezésben az ügyfél korábbi útjáról esett szó.
Ez a funkció:
- időt spórol,
- csökkenti a hibákat,
- auditbiztonságot teremt,
jelentősen javítja az adminisztráció hatékonyságát.
Iparági alkalmazások és stratégiai előnyök
A Proalpha DMS nem csupán dokumentumtár — iparágspecifikus folyamatok motorja.
A leggyakoribb felhasználási területek:
Gyártás
- gyártási utasítások,
- termelési kísérőlapok,
- kézi jegyzetek és mérési eredmények (QR-kóddal visszaolvasva).
Minőségbiztosítás
- 8D riportok,
- vizsgálati jegyzőkönyvek,
- bejövő áruk minőségi dokumentációja,
- reklamációs levelezések.
Logisztika
- aláírt szállítólevelek,
- fuvarlevelek,
- CMR dokumentumok automatikus archiválása.
Értékesítés
- ajánlat dokumentációk,
- szerződések,
- kommunikációs előzmények.
Beszerzés
- beszállítói auditok dokumentumai,
- tanúsítványok,
- visszaigazolások.
Jogszabályi megfelelés: e-számla, auditkövetelmények, stb.
A proALPHA DMS minden dokumentumot:
- revízióbiztosan tárol,
- verziózás mellett,
- időbélyeggel,
- felhasználói metaadatokkal,
- nem módosítható formátumban.
2025-től az EU e-számla előírásai miatt a digitális archiválás már nem csupán egy hasznos megoldás, hanem kötelező jogszabályi követelmény. A Proalpha ezt beépítetten és teljesen automatizált módon biztosítja a vállalatok számára.
Miért előny a Proalpha DMS a különálló dokumentumkezelő rendszerekkel szemben?
Funkció | Külső DMS | proALPHA DMS |
Integráció ERP folyamatokkal | Nem natív | 100% natív |
Jogosultságok | Külön adminisztráció | ERP jogosultsággal összehangolt |
Dokumentumtípusok | Korlátos / nehéz integrálni | Teljesen testreszabható |
Verziózás | Van | ERP-hez kötött, auditbiztos |
Office integráció | Manuális | Automatizált, DMS-gombbal |
Cold archiválás | Ritka | Beépített |
QR-kód alapú szkennelés | Extra modul | Alaprendszer része |
Teljes szövegú keresés | Korlátozott | ERP-szintű intelligens keresés |
A legfontosabb különbség:
⎸
a Proalpha DMS nem egy izolált dokumentumtár — a vállalati folyamatok része.
Miért stratégiai befektetés a Proalpha DMS?
A Proalpha dokumentumkezelő rendszere:
- csökkenti az adminisztrációs költségeket,
- felgyorsítja a folyamatokat,
- támogatja a papírmentes működést,
- auditbiztos és jogszabályoknak megfelelő,
- átláthatóvá teszi az információkat,
- csökkenti a hibákat,
- erősíti az együttműködést a vállalaton belül,
- növeli a transzparenciát és a felelősségvállalást,
- elősegíti a digitalizációs stratégiát,
- versenyelőnyt biztosít a gyorsabb reakcióidővel és a hatékonyabb működéssel.
A digitalizációban ma már nem az a kérdés, hogy érdemes-e racionalizálni a dokumentumkezelést — hanem hogy ki teszi meg előbb, és ki használja okosabban a lehetőségeket.
A Proalpha DMS pontosan ebben nyújt előnyt: