ERP bevezetési terv – ERP bevezetési folyamat
Ön tervezi az ERP bevezetését? Kiválasztotta az ideális ERP-t, most már csak a megvalósítás maradt hátra? Tudja, hogy az ERP bevezetése kihívást jelenthet? Sajnos azt is tudja, hogy az ERP-megvalósítási kudarcok gyakoriak , és hogy ez a projekt működjön, sok tervezést kell végeznie.
Mindenek előtt...
Mi az ERP implementáció?
A vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszer bevezetése az összes részlegre hatással lesz, beleértve a pénzügyet, a HR-t, az értékesítést és a gyártást. Az ERP-megvalósítás az ERP-rendszer tervezésének, konfigurálásának vagy testreszabásának folyamata, valamint az egész vállalkozáson belüli üzembe helyezése. Annak érdekében, hogy a megvalósítás jól menjen, konzultáljon a kulcsfontosságú érdekelt felekkel a bevezetés előtt és közben, hogy az egész vállalkozása készen álljon a változásra. Az EPR-rendszer bevezetésének folyamata általában hónapokig tart, mivel magában foglalja a meglévő adatok megtisztítását és áttelepítését egy új rendszerbe.
Mi az ERP bevezetési folyamata?
Az ERP megvalósítási folyamata magában foglalja a szoftver telepítését, az összes adat átvitelét, mind a pénzügyi, mind a tranzakciós adatok átvitelét, a folyamatok feltérképezését és a felhasználók képzését a szoftver tényleges használatára. Ez a folyamat határozza meg, hogy az ERP megvalósítás sikeres lesz vagy kudarcba fullad.
Ez a cikk azért jött létre, hogy segítsen megtervezni az ERP bevezetését az elejétől a végéig. Valós tanácsokkal, szakértői tippekkel és gyors, lépésről lépésre lebontott információkkal teli, a következőket tárgyaljuk:
→ Hogyan építsünk be egy ERP-rendszert hét egyszerűen követhető lépésben
→ Hatékony változáskezelési terv készítése (és kinek kell segítenie a megvalósításban)
→ Rejtett ERP megvalósítási költségek és azok előrejelzése
→ Meglévő adatainak áttelepítése az új ERP rendszerbe
→ Élő adás , és hogyan értékelheti projektje sikerét
Ez (sajnos) nem fogja megvalósítani az Ön ERP-jét. Mindazonáltal olyan információkat, erőforrásokat és sablonokat biztosít, amelyek segítségével mélyrehatóan megértheti a megvalósítási folyamatot, és növelheti a sikeres projekt esélyét.
Melyek az ERP bevezetés lépései?
1. Állítsa össze ERP-projektcsapatát: annak tervezése, hogy ki legyen a csapatban, aki felelős annak biztosításáért, hogy a megvalósítás zökkenőmentesen menjen végbe az összes osztályon
2. Hozzon létre ERP változáskezelési tervet: határozza meg, hogyan támogassa csapatát a régi rendszerekről való átállás során a megvalósítás során
3. Az ERP bevezetési költségvetésének becslése: mennyibe kell kerülnie az ERP bevezetésének, és milyen rejtett költségekre, amelyekre esetleg nem számított
4. Az adatmigráció indítása: az adatok régi rendszerről az új rendszerre való áthelyezéséhez terv szükséges – és itt kezdődik
5. A felhasználók betanítása az ERP használatára: hogyan lehet eldönteni, hogy a rendszer egyes felhasználóinak mennyi képzésre van szüksége
6. Mi a teendő az ERP életbe lépése során: készen áll a rendszer üzembe helyezésére – hogyan biztosíthatja, hogy minden zökkenőmentesen menjen
7. ERP bevezetés értékelése, hogy sikeres volt-e az ERP-projektje : befejezte az ERP bevezetését – sikeres volt?
1, Hozzon létre egy projektcsapatot
Először is: elég nyomorúságos lesz ezt egyedül megtervezni. Egy hatékony és elkötelezett ERP-megvalósító csapat létrehozása sokkal, de sokkal könnyebbé teszi a munkáját.
A kezdéshez a következő „mag” tagokra lesz szüksége.
Projektmenedzser: a vezető. Te valószínűleg.
Alkalmazáselemző: az adatmigrációért és -tisztításért felelős
Alkalmazásfejlesztő: a rendszer testreszabásáért felelős
Minőségbiztosítási tesztmérnök: irányítja a rendszertesztelést és a teljesítményt
Ahhoz azonban, hogy a megvalósítás a lehető legzökkenőmentesebben menjen végbe minden osztályon (és elkerülje, hogy a teljes munkaerő úgy írja le a gondosan kidolgozott terveit, hogy „az informatika megmondja, mit tegyünk”), még néhány emberre lesz szüksége.
Ezek nagymértékben attól függnek, hogy kik az Ön kulcsfelhasználói – és az ERP természetéből adódóan ezek vállalatonként változnak, attól függően, hogy milyen funkciókat valósít meg.
Íme néhány példa az érdekelt felekre, amelyeket figyelembe kell vennie a különböző funkciók megvalósítása során:
| Éríntettek | Érintettek funkciója |
|---|---|
| Felsővezető | Analítika, jelentés készítés, BI |
| Könyvelés | Főkönyv, számlák, estköz és pénzkezelés |
| Mérnökök és üzemi személyzet | PLM, Gyártás ütemezés, dokumentum kezelés, tervezés |
| Üzemi terület | Iratkezelés, leltár, raktár, visszajelentés |
| Értékesítési osztály | Előrejelzések, BI, CRM funkciók |
| Raktári személyzet | Készlet, WMSC, SCM, mobil eszköz integráció |
Vegyek fel ERP implementációs tanácsadót?
Rövid válasz: igen, ha nem rendelkezik házon belüli szakértelemmel, és megengedheti magának. Egy tapasztalt megvalósítási tanácsadó már mindent látott már, és megkerülheti a problémákat, mielőtt azok felmerülnének.
Mennyi ideig tartson egy ERP implementáció?
Az ERP implementációt nem szabad siettetni. Az ERP az Ön vállalkozása minden területét érinti, ezért fontos, hogy időt szánjon a vállalkozásában bevezetni kívánt változások megtervezésére és feldolgozására. Az ERP megvalósítása általában 6-12 hónapot vesz igénybe, de ez a projekt összetettségétől függően rövidebb vagy hosszabb is lehet. Kisebb vállalkozásoknál rövidebb megvalósítási időszakot találhat egy kész rendszer használatával, ami azt jelentheti, hogy a megvalósítás csak néhány hónapot vesz igénybe. Összehasonlításképpen, egy összetettebb megvalósítás egy globális szervezet számára testreszabással, több telephellyel, pénznemekkel és nyelvekkel sokkal hosszabb ideig tartana – akár évekbe is telne a rendszer vállalaton belüli sikeres bevezetése.
2, Hozzon létre egy ERP megvalósítási változáskezelési tervet
Ennek két oldala van.
Először is lépésenként kell megterveznie az ERP bevezetését, és a szakértelemtől függően delegálnia kell ezeket az implementációs csapatra.
Használhatja az alábbi ellenőrzőlistát, hogy gyorsan megtudja, mit kell tennie. Mielőtt elkezdené a megvalósítást, készítsen tervet a következőkre vonatkozóan:
→ Megvalósítási költségek előrejelzése és költségvetés készítése
→ ERP megvalósítási ütemterv készítése
→ Adatok áttelepítése az új rendszerbe
→ Az ERP felhasználói bázis képzése
→ Az ERP tesztelése és az éles indítás
→ Napi aktív tevékenységek
→ Projektje sikerének értékelése
Az olyan eszközök, mint a Trello, a Google Sheets és a Wrike, kiválóan alkalmasak az olyan projektekben való együttműködéshez, mint az ERP-megvalósítások – böngésszen, és válassza ki azt, amelyik a legjobban illeszkedik vállalata projektmenedzsment-stílusához.
Másodszor, meg kell terveznie azokat a módokat, amelyek segítségével a vállalat a megvalósítás során az oldalán maradhat. A változás mindig bizonyos fokú zavart okoz, de ez minimalizálható az alábbiakkal:
→ Világos kommunikáció a várható zavarokról
→ Elegendő idő biztosítása a felhasználói képzésre
→ A kulcsfontosságú érdekelt felek igényeinek figyelembe vétele (ezzel már félúton van, miután képviselőket bevont a projektcsapatába)
3. Jelezze előre az ERP bevezetési költségeit, és készítsen költségvetést
Mennyibe kerül az ERP bevezetése?
Ez egy aranykérdés. Ha könnyű lenne megválaszolni, sokkal kevesebb lenne a túlköltségvetésű ERP-megvalósítás, és sokkal többen vállalnák önként a projektmenedzsmentet.
A Softwarethinktank legutóbbi elemzése szerint :
→ Az ERP bevezetések 35% -a 0-25%-kal haladta meg a költségvetést
→ 15%-a 26%-50%-kal haladta meg a költségvetést
→ 6%-a több mint 50%-kal túllépte a költségvetést
Ez arra utal, hogy összességében az ERP-megvalósítások több mint fele túllépi a költségvetést. Mondani sem kell, a költségvetés-tervezés egy aknamező, és nagyon óvatosnak kell lenni.
Ennek ellenére vannak bizonyos költségek, amelyeket meg lehet határozni. Jó kiindulási pont az, ha feltételezzük, hogy az ERP bevezetésének költségei a vállalat éves bruttó bevételének legalább 1%-át teszik ki .
Ezután az alábbi tényezők mindegyikét bele kell foglalnia a megvalósítási költségvetésébe, hogy elkerülje a rejtett költségeket:
→ Hardver-/hálózati frissítések: ezek sokkal magasabbak lesznek, ha helyszíni rendszert valósít meg
→ Az alkalmazottak túlóradíja: fontos emlékezni – a „nem terveztük túlóradíjra a költségvetést, sajnálom” nem az a tétel, ami jól jönne a csapatnak
→ Szállítói képzések, testreszabási és tanácsadási díjak: ha szerencséd van, előfordulhat, hogy szállítója beleszámította ezeket a szoftver kezdeti árába, de ez egyáltalán nem adott. Mindig ellenőrizze
→ Adatmentések és -tárolás: ezek gyakran együtt járnak a felhőalapú ERP-költségekkel – de ismételten – mindig ellenőrizze.
Az, hogy mennyit kell fizetnie egy ERP-ért, számos tényezőtől függ, kezdve az üzlet méretétől, a követelményektől és a felhasználók számától, de egy 2022-es az amerikai Software Path jelentés nemrégiben megállapította, hogy a vállalatok átlagosan körülbelül 8000 EUR költenek egy rendszere felhasználónként. Magyarországon erre nincs hivatalos statisztika, azonban ez a szám valahol 1500-2500€ között lehet.
Ne feledkezzünk meg az ERP-képzési költségek költségvetéséről – azoknak a cégeknek a 95%-a, amelyek ERP-bevezetése kudarcot vall, költségvetésének csupán 10%-át fordítja felhasználói képzésre és változáskezelésre.
Tipp: A legpontosabb eredmények érdekében a termelékenység csökkenésével is számoljon – mert bármennyire is igyekszik, nem fog maximális hatékonysággal működni a megvalósítás időtartama alatt.
4, ERP adatok migrálása
Hát elkezdődik.
Itt az ideje, hogy rátérjünk a vállalata új ERP-re való átállásának tényleges folyamatára.
Az adatmigráció az első lépés – ha jól csinálja, akkor szilárd alapot építhet fel, amelyre a megvalósítási erőfeszítéseit folytathatja. Ha rosszul csinálja, akkor a dolgok elkezdhetnek összeomlani.
Az Ön alkalmazáselemzőjének kell vezetnie ezt az erőfeszítést, mivel ez az ő szakterületük.
→ Adattisztítás és ellenőrzés
→ Adatbázis beállítása
→ Régi adatok leképezése új adatbázismezőkre
→ Adatátvitel az új rendszerbe
→ Örökségi adatok tesztelése és ellenőrzése
→ Új adatbevitelek tesztelése, ellenőrzése
5, ERP felhasználói bázis képzése
A felhasználók átvétele kulcsfontosságú az ERP bevezetési projektje sikeréhez, és ennek eléréséhez elengedhetetlen egy megfelelő felhasználói képzési terv.
A munkaerő képzésének különféle módjai vannak; de a legtöbb képzési módszer „személyes” és „e-learning” módszerekre osztható:
| Képzési módszer | Profil | Hátrányok |
|---|---|---|
| Személyes | Biztosítja, hogy minden alkalmazott részt vegyen a kötelező foglalkozásokon | Nehéz koordinálni a nagy munkaerő között, különösen a műszakban dolgozók esetében |
| E-learning | Könnyen testreszabható az adott szerepkörhöz; könnyebben koordinálható, mint a személyes képzés | Nehéz lehet arra ösztönözni az alkalmazottakat, hogy a szokásos munka mellett végezzenek |
Függetlenül attól, hogy melyik képzési módszer illik leginkább az Ön munkaerőhöz, a sikeres képzési programok jellemzője a következők:
→ Szerepalapú képzés a folyamat egyszerűsítésére és az időhiányos alkalmazottak kézben tartására.
→ Lehetőségek a gyakornokok számára, hogy visszajelzést adjanak (és a végrehajtó csapatnak, hogy cselekedjenek ezek alapján)
→ Világos kommunikációs csatornák a szállítói támogató csapatokkal
Tipp: azonosítsa az ígéretes, műszakilag hozzáértő munkatársakat, akiket ERP-szuperfelhasználónak képezhetnek ki. Ezután képesek kezelni az alacsony szintű felhasználói problémákat, lehetővé téve, hogy az adott feladatra összpontosítson.
A TalentLMS tanulmányában a megkérdezettek 89%-a állította, hogy a pontalapú rendszer növelné az elkötelezettségüket, míg 62%-uk azt mondta, hogy a ranglisták és a kollégákkal való versenyzés lehetősége motiválná őket a tanulásra. Használja ezt előnyére.
Kisebb jutalmak mindenkinek, aki időben elvégzi a képzési feladatokat (ingyenes étkezés, extra óra ebédre), és nagyobb jutalmak (pénzbónusz, plusz napi PTO) a legjobban teljesítőknek, így vonzóbbá teszik a képzést az elfoglalt alkalmazottak számára.
6, Tervezze meg ERP tevékenységeit
Ez az. A te nagy napod .
Ha úgy gondolta, hogy a házasságkötés sok fáradságot, előrehaladott tervezést igényel, akkor kellemetlen meglepetést fog okozni az ERP bevezetésének „élesbe helyezése” szakaszában.
A tervek között szerepel:
→ Rendszertesztelés (az üzembe helyezés előtt és után)
→ Személyzeti beosztás, beleértve a szükséges túlórákat vagy ideiglenes alkalmazottakat
→ A projektértékelés mérőszámainak meghatározása
→ Kommunikációs stratégia kialakítása a rendszerleálláshoz
→ A hálózat sebességének és megbízhatóságának ellenőrzése
→Adatmentési folyamatok
A kommunikáció kulcsfontosságú itt, mind a csapattal, mind a szélesebb munkaerővel. Tisztában kell lennie azzal, hogy ki mit csinál, mikor várható, hogy elkészül, és milyen állásidővel kell számolni.
7, ERP projekt értékelése
Kezdje ezekkel az egyszerű kérdésekkel:
→ A cége csődbe ment?
→ Beperelik az ERP-szállítóját szerződésszegés miatt?
→ Sikerült a költségvetésben közel tartani a projektet?
Ha igen, akkor valószínűleg nem csinált valami szörnyűt.
A dolgok alaposabb megismeréséhez használja a következő mutatók kombinációját:
→ ROI. Az ERP projekt invesztíciója mikorra térülhet meg
→ Csökken az emberi hiba: egy jól megvalósított ERP-nek csökkentenie kell a folyamatautomatizálásból adódó adathibákat. Ha a képzési terve működött, az alkalmazottaknak a legtöbbet kell kihozniuk ezekből a funkciókból
→ A termelékenységi szint növekedése: ez önmagáért beszél. Az ERP pontosan elérte azt, amit elhatározott?
→ Ügyfél-elégedettség növekedése: nőttek az átfutási idők? Gyorsabban dolgozza fel a rendeléseket?
Készen állok az ERP bevezetésére?
Remélhetőleg! A legjobb azonban emlékezni arra, hogy az ERP bevezetése jelentős vállalkozás, amelyet nem szabad félvállról gondolni. Az ERP megvalósítás sikerének biztosítása érdekében gondoskodnia kell a következőkről:
→ Tervezze meg alaposan az ERP bevezetését: ne becsülje alá, mennyi ideig tart, amíg rendszere életbe lép és működőképes lesz az üzletében.
→ Gondoskodjon arról, hogy csapata támogatásban részesüljön, és megfelelő képzésben részesüljön: egy tanulmány kimutatta, hogy a megvalósítás során kudarcot szenvedő vállalatok 95%-a teljes költségvetésének mindössze 10%-át költötte ERP-képzésre és -támogatásra – ne tartozzon ezek közé a cégek közé. Ha elkerüli a megfelelő képzést csapata számára, az csak csökkenti a vállalat részvételét a (nagyon drága) projektben, és csökkenti a rendszerből származó tényleges előnyöket. A végfelhasználóknak jól kell tudniuk kezelni a rendszert, és magabiztosnak kell lenniük a mindennapi tevékenységeik során – a támogatás és a képzés nem olyan terület, ahol megtakaríthat költségeket!
Forrás: ERP Focus
