Mivel egy átlagos ERP-kiválasztási projekt körülbelül tizenhét hetet vesz igénybe, minden elérhető előnyre szüksége lesz.

A projektmenedzsment kulcsfontosságú szabálya: amikor valami újat csinálsz, kérdezz meg valakit, hogyan csinálta korábban. A probléma azonban az, hogy a nagyszabású szoftverprojekteknél, mint például az ERP-kiválasztás , nincs garancia arra, hogy a folyamatot irányító személy mindig a közelben van.

Ha azon a ponton van, ahol lecseréli az ERP-t, akkor valószínű, hogy a régi rendszere nagyon régóta működik.

Az ERP-kiválasztási folyamatot kezelhető darabokra bontottuk. Ez a teljes ERP szoftver-választási ellenőrzőlista mindent tartalmaz, amit tudnia kell.

Attól a döntéstől kezdve, hogy új ERP-t szeretne keresni a vállalkozása számára, egészen a szerződések és a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások megkötéséig biztosítunk Önnek gyorstüzelő ellenőrzőlistákat, hasznos tippeket és iparági szakértelmet a következő témákban:

• Az új ERP szoftver iránti igény azonosítása
• Annak megértése, hogy mely funkciókra van szüksége
• RFP-k elkészítése, kiküldése és kiértékelése
• Navigálás a szállítói bemutatókban és a végső kiválasztási döntés meghozatala

Először is kezdjük elölről...

 

Mi az ERP kiválasztási folyamat?

A megfelelő ERP kiválasztása megköveteli az üzleti követelmények alapos áttekintését; a kiválasztási folyamat lépésről lépésre egy olyan ERP megtalálását jelenti, amely megfelel az Ön jelenlegi igényeinek, valamint a jövőbeli működési és pénzügyi szükségleteinek.

1. Állítsa be az ERP megváltoztatásának szükségességét
2. Az ERP-követelmények kialakítása és az érintettek felkutatása
3. Potenciális rendszerek listázása
4. RFP elküldése
5. Az ERP demók értékelése

1. Ellenőrizze, hogy vannak-e figyelmeztető jelek, amelyek arra utalnak, hogy ERP-módosításra van szükség

Miért válasszak új ERP-t?

Ez nagymértékben függ a szervezet körülményeitől – nincs egyetemes módszer annak megállapítására, hogy az ERP mikor válik hivatalosan elavulttá. Ennek ellenére van néhány általános jel, amely arra utal, hogy az ERP már nem felel meg az Ön igényeinek. Ha az Ön ERP-je:

• Azelőtt választották ki, hogy cége új területekre terjeszkedett volna
• Nem tud segíteni a jelenlegi megfelelési igények kielégítésében
• Nem illeszkedik jól a  századi üzleti tevékenységhez szükséges szoftverekhez

...lehet, hogy ideje auditálni meglévő rendszerét, és elkezdeni összegyűjteni a követelményeket az ERP frissítéséhez.

 

 2. A legfontosabb érdekelt felek felmérése és ERP követelménylista összeállítása

Hogyan határozhatom meg az ERP követelményeimet

A követelmények összegyűjtése hosszadalmas folyamat, ezért fontos, hogy módszeres megközelítés. Ne merüljön el közvetlenül a kívánt új funkciók azonosításában. Ehelyett lépjen egy lépést hátra, és:

• Tervezze meg a legfontosabb folyamatokat, amelyeket az új ERP-nek támogatnia kell
• Határozza meg azokat a területeket, ahol jelenlegi ERP-je nem működik – lehet, hogy szűk keresztmetszetek vannak az ellátási láncban, vagy nem tud integrálódni az e-kereskedelmi rendszerébe
• Előre jelezze meglévő növekedését és az ehhez szükséges funkciókat. Terjeszkedik például új piacokra?

Ezután elkezdheti megvitatni azokat a funkciókat, amelyeket prioritásként kell kezelnie az ERP-rendszer kiválasztása során.

Kinek kell részt vennie az ERP követelmények összegyűjtésében?

Munkaerejének körülbelül 26% -a valószínűleg ERP-felhasználókból áll . Ez a százalék a kisebb cégeknél növekszik. Mondanunk sem kell, hogy a munkaerő negyedét cserbenhagyó rendszer nem használható, ezért alaposan fel kell mérnie a munkaerő ERP-igényét. Ahhoz, hogy megértse szervezete egészének szükségleteit, átfogó érdekeltségi elemzést kell végeznie. Ez biztosítja, hogy új szoftvere megfeleljen a vállalkozás egészének igényeinek, és szilárd alapot biztosít a felhasználók elköteleződéséhez.

 

Érintettek	Érdeklődési terület
Felsővezetők	Analytics, BI
Osztályvezetők	Analytics, BI, részlegre vonatkozó funkciók, HR
Számviteli osztály	Főkönyv, számlák, eszköz- és pénzkezelés
Műhelymunkások	Iratkezelés, leltár, tervek
Raktári személyzet	Készlet, ellátási lánc menedzsment, mobil eszköz integráció

Az érdekelt felek követelményeinek alapvető példatérképe egy közepes méretű szervezetben

Ne feledje: nem minden követelménye lesz folyamatközpontú. Előfordulhat például, hogy olyan rendszerre van szüksége, amely mobil kompatibilis, a Windows egy adott verzióján fut, vagy a gyártóüzemben található.

A felhőt vagy a helyszíni ERP-t válasszam?

Mind a felhő, mind a helyszíni rendszereknek megvannak a maga előnyei – de különböző cégek számára megfelelőek. Az alábbi táblázat felvázol néhány fő különbséget a kettő között:

	Árazás	Tárhely	Biztonság	Hardver
Felhő	Általában személyenként havonta, előzetes díj nélkül	A szállító szoftvereket tárol a szerverein – Ön a weben keresztül érhető el	Harmadik fél szakértői gondoskodnak róla	Nincs szükség külön - mindaddig, amíg van internet-hozzáférése
On-Premise	Egyszeri licencdíj az örökös tulajdonjogért, további fizetés nélkül	A szoftvert a helyszínen, saját szerverein tárolja	A te felelősséged. Ön a szoftver tulajdonosa – az eljárások Önön múlik	A hardvernek elég naprakésznek kell lennie a szoftver futtatásához. Ha nem, akkor ki kell cserélni

Úgy tűnik, hogy a felhőszoftver a nap iparági trendje a technológiai újságírók körében – és az ERP-t választók érdeklődése is megváltozott a SaaS-modell felé. A legújabb kutatások szerint több ERP projektmenedzser keres aktívan felhőszoftvert, mint a helyszínen (26% vs. 16%), a többség (57%) bizonytalan volt a telepítési modellt illetően. Az újabb kutatások azt mutatják, hogy a vállalkozások 63%-a csak felhőalapú rendszereket fontolgat.

Az iparágak között is jelentős a megosztottság:

Az, hogy a Distribution erősen preferálja a felhőt, azt tükrözi, hogy egy valós idejű rendszerre van szükség, amely integrálható az ügyfél és a beszállító rendszereivel. Eközben a folyamatgyártó vállalatok viszonylagos lemaradása a felhőszoftverek keresésében az ágazatra jellemző biztonsági és megfelelőségi aggályokat jelezhet.

Míg a felhő új és izgalmas – különösen az ERP-területen – ne koncentráljon rá túlzottan. Ha megfelel a követelményeknek, akkor nagyszerű. Ha nem, akkor rengeteg kiváló On-Premise ERP áll rendelkezésre, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek.

Szükségem lesz iparág-specifikus ERP-re?

Rövid válasz: ha iparág-specifikus funkciókra van szüksége, igen. Különben nem.

Lehet, hogy megrendelésre gyártott gyártó, de ha az ERP-től csak a Quickbooks frissítésre és a már meglévő rendszerekkel való integrációra vágyik, akkor nincs értelme külön fizetni a máshol elérhető funkciókért. Másrészt, ha vannak olyan réskövetelményei, amelyeket az ERP-nek teljesítenie kell, az iparág-specifikus ERP-k jó utat jelentenek a visszalépéshez. Általában az Önéhez hasonló munkafolyamatok köré épülnek, és kevesebb testreszabást igényelnek, hogy megfeleljenek az Ön igényeinek.

3. Sorolja fel a potenciális szállítókat

Ez az egyik legnagyobb lépés az ERP kiválasztási folyamat során. Rengeteg ERP-szállító létezik, így a szűkített listára való besorolásuk ijesztőnek tűnhet! Ennek azonban nem kell így lennie. Számos módja van annak, hogy jobb képet kapjunk a szállító alkalmasságáról:

• Versenytárs elemzés a Datanyze segítségével
• Javaslatok az Ön dolgozóitól
• RFI-k
• Online közösségi kérések

1. Versenytársak elemzése Datanyze segítségével

 Ez egy nagyon egyszerű feltevés. Ha sok versenytársa használ egy bizonyos rendszert, nagyon valószínű, hogy az elég jól    megfelel az Ön igényeinek.

Nyilvánvalóan szinte lehetetlen, hogy megpróbálja rávenni versenytársait, hogy osszák meg Önnel technológiai stratégiájukat.

Itt jönnek be az olyan technológiai eszközök, mint a Datanyze , amelyek több millió különböző vállalat technológiai választásait figyelik. Gyakran használják kutatási eszközként az eladók, akik eladási lehetőségeket keresnek.

Nagyon hasznosak a versenytársak használatának kutatásához is. További bónuszként a Datanyze ingyenes próbaverzióval rendelkezik – tehát ha szervezett vagy, akkor egy fillér fizetése nélkül teljes mértékben kihasználhatja az általa kínált betekintést.

• • Előnyök: olyan rendszereket talál, amelyek határozottan használatban vannak az Ön iparágában
  • Hátrányok: nem veszi figyelembe a vállalati kultúrát. Ha Ön és versenytársai is autóalkatrészeket gyártanak, de a munkafolyamatok eltérnek, előfordulhat, hogy a versenytárs rendszere nem a legmegfelelőbb.

      2.Dolgozók ajánlásai

Kezdésként kérdezze meg a  alkalmazottakat, hogy mit használtak az előző munkahelyükön. Megkérdezheti a beszállítókat vagy az ügyfélcégeket is, hogy mit használnak. Valószínűleg ismer valakit, aki nemrégiben részt vett egy ERP-választáson; kihasználni a hálózatát. Az Ön igényei nem lesznek azonosak, de garantálni tudják, mennyire robusztus a rendszer, és mennyire hatékony a támogatási kínálatuk – valamint rámutatnak a főbb piros zászlokra.

• • Előnyök: az emberek konkrét ERP-kkel kapcsolatos gyakorlati tapasztalatokat biztosítanak Önnek. Ha egy rendszer felhasználói élménye nem a legkorszerűbb, ez az egyik első dolog, amit megemlítenek.
  • Hátrányok: nehéz megmondani, hogy ezek elszigetelt vélemények-e vagy sem, anélkül, hogy sok ajánlást keresnénk ugyanabból a forrásból

     3.RFI-k

 Az RFI (információkérés) egy dokumentum, amelyet a szállítóknak küldenek ki, hogy további információkat gyűjtsenek róluk az ERP kiválasztása során. Kiküldi a dokumentumot, egy bizonyos időn belül választ kér, és összehasonlítja válaszait.

Ez nem azonos az RFP-vel (további információért lásd alább). Ideális esetben ezeknek kevésbé részletesnek kell lenniük, mint egy RFP-nek, és a szállítóról és termékükről további információk gyűjtésére szolgálnak, ahelyett, hogy konkrét követelmények teljesítésére kérnék fel a szállítókat.

• • Előnyök: mivel egységes dokumentumról van szó, a válaszokat előre meghatározott kritériumok alapján lehet összehasonlítani
  • Hátrányok: időigényes. Arra is készüljön fel, hogy inkább értékesítési ajánlatokat kapjon, semmint objektív megfontolásokat arról, hogy rendszerük megfelel-e az Ön igényeinek

 

    4. Online közösségi kérések

Noha az internetes srácok ajánlásainak figyelmen kívül hagyása furcsa választásnak tűnhet, valójában sokat nyerhetünk ezzel. LinkedIn – tegyen közzé információkat a releváns vitacsoportokban, ahol véleményt és tapasztalatot kér az Önt érdeklő rendszerekkel kapcsolatban.

• • Előnyök: sokkal szélesebb kört kérdezhet meg az interneten, mint ha szemtől szembe kérne ajánlásokat
  • Hátrányok: az internetes posztokhoz kommentelő embereket általában extrém élmények motiválják erre. A kapott visszajelzés valószínűleg „nagyon jó” vagy „nagyon rossz” lesz, nem pedig a közepén.

 

4. Küldjön ki egy RFP-t, és értékelje a válaszokat

Mikor kell RFP-t küldeni?

Ha egyszer:

• Létrehozta a legfontosabb szoftverkövetelmények végső listáját
• Megszilárdította azon szállítók listáját, amelyekről úgy gondolja, hogy találkozhatnak velük

...ideje elkezdeni egy RFP-n (ajánlatkérés) dolgozni.

Ebben a dokumentumban felvázolja a követelmények listáját, és lehetővé teszi a címzettek számára, hogy elmagyarázzák, hogyan tudja rendszerük teljesíteni azokat. Természetesen minél jobban strukturált és részletesebb az RFP, annál hasznosabbak lesznek a válaszok.

 

Hogyan strukturáljam az RFP-met?

Az RFP-be számos dolgot bele kell foglalni. A következő jó alapsablon a munkavégzéshez:

Szakasz	Mit kell tartalmazni
A projekt céljának összefoglalása	A cég háttere, miért szeretne új ERP-t, mely részlegek fogják használni, valamint általános információk arról, hogy milyen folyamatokról kell gondoskodnia
Projekt idővonal	Amikor azt tervezi, hogy kiválaszt egy ERP-t, és a cél megvalósítási ütemtervét kulcsfontosságú szakaszokra lebontja
Követelmények	Minden követelménynél tüntesse fel: miért szeretné ezt, mennyire prioritást élvez az Ön számára, az üzlet mely területére vonatkozik ez a követelmény, mihez kell integrálni, és hogy szeretné-e közvetlenül a dobozból (azaz hosszú lenne-e) elfogadható-e egy személyre szabott megoldás időbeli fejlesztése?)
Eladói képesítések	Mit akarsz az eladótól. Tartalmazza: ügyfélajánlatkérés, milyen szolgáltatásokat szeretne nyújtani, milyen szintű támogatást szeretne, milyen vállalati kultúrára számít
A pályázat értékelési szempontjai	Tájékoztassa eladóját, hogyan kívánja értékelni a válaszát. Ennek tartalmaznia kell egy határidőt a válaszok visszaküldésére az Ön ajánlatkérésére

Hogyan értékeljük az RFP válaszokat

Fontos, hogy egységes kritériumrendszert határozzon meg az RFP-válaszok értékeléséhez. Kérje meg a kiválasztási csapatot, hogy olvassa el az ajánlattételi ajánlatokat, és minden ötöt pontozzon ezeknek a kritériumoknak megfelelően. Adja össze ezeket, és tartson egy találkozót, hogy megvitassák az öt legmagasabb pontszámot elért rendszert, és törekedjetek arra, hogy ezt az utolsó háromra csökkentsék, és meghívják a bemutatóra.

Ne feledje: a demóba meghívott három rendszer nem feltétlenül lesz a három legmagasabb pontszámot elérő rendszer. Ha a legmagasabb pontszámot elérő ERP-je nem felel meg az időskálának vagy a szállítói kultúra követelményeinek, akkor valószínűleg el kell hagynia.

Miután eldöntötte az utolsó három rendszert, itt az ideje, hogy meghívja őket termékük bemutatójára.

 

5. Hívja meg a szállítókat bemutatóra, és hozza meg a végső kiválasztási döntést

Tekintsük ezt a szakaszt az ERP-gyártó Hunger Games csúcspontjának. Kizárta a nem teljesítő jelölteket. Csak az erős éli túl. Egy utolsó leszámolás során ítéli meg őket egymás ellen – nem kevésbé izgalmas kifejezéssel ERP-demószakaszként .

Hogyan kell felépíteni a szoftverdemókat?

Először is ne feledje: Ön a felelős. Ön választja ki az ERP rendszert. Önnek értékesítenek! Győződjön meg róla, hogy a demók felépítése ezt tükrözi.

Annak elkerülése érdekében, hogy olyan értékesítési pályákon kelljen végigmennie, amelyek nem adják meg a vállalkozása számára megfelelő ERP kiválasztásához szükséges betekintést, érdemes elkészíteni egy bemutató szkriptet, amelyet elküldenek a szállítóknak. Ez lehetővé teszi a demó irányának szabályozását.

Ha a demócsapatokról beszélünk, itt van egy gyors ellenőrző lista arról, hogy kit érdemes meghívni a demók megtekintéséhez:

• Ön (az ERP kiválasztási projekt menedzsere)
• Osztályvezetők
• Az összes kulcsfontosságú felhasználói csoport képviselői
• Az Ön ügyvezető szponzora

Meg kell hívnia az összes kulcsfontosságú felhasználói csoport képviselőit, valamint osztályvezetőit. Az ERP-t a menedzsmenttől eltérő módon fogják használni, és ennek tükröződnie kell a demót megtekintők összetételében.

Hogyan értékeljük az ERP-szoftver bemutatóit

A gyártók szkriptekkel való ellátásának másik előnye, hogy egységes formátumot biztosít azok értékeléséhez. Ez hasonló a fent vázolt RFP-k értékeléséhez – kérje meg csapatát, hogy minden szállítót ötből pontozzon arra vonatkozóan, hogy mennyire teljesítik az egyes követelményeket. Szervezzen meetinget a demo kiértékeléséhez a kollégáival.

Előfordulhat, hogy nem a legmagasabb pontszámot elérő rendszert választja – például bizonyos követelményeket mindenképpen előnyben kell részesíteni másokkal szemben. Érdemes olyan ERP-t választani, amely eléri a legfontosabb követelményeket, de összességében alacsonyabb pontszámot ér el. Ez nem egzakt tudomány.

Miután megtalálta az ideális ERP-t, fel kell hívnia a jogi csapatot, és meg kell kezdenie a szerződéses tárgyalásokat... de ez egy másik téma egy másik cikkben.

Egyelőre vegyen egy lélegzetet, és gratuláljon magának, hogy túljutott ERP-csereprojektje első részén.