Proalpha 9.5 – „Valaha volt legjobb Proalpha kiadás” – 4. rész: Ray & DMS
A Proalpha 9.5 új dimenziót nyit a dokumentumkezelésben és nyomtatásában – Proalpha Ray & DMS részletesen
Az ERP rendszerek evolúciója nemcsak az adatkezelés vagy a folyamatok automatizálása terén zajlik, hanem egyre inkább a felhasználói élmény, a rugalmasság és az integrálhatóság köré szerveződik. A Proalpha 9.5 pontosan ezen hármas pillér mentén hozott áttörést: különösen a DMS (dokumentumkezelő rendszer) és a Proalpha Ray webes felület területén. A legújabb fejlesztések nemcsak utolérik a kor követelményeit, hanem felhasználóbarát és üzletileg is értékteremtő megoldásokat kínálnak.
Ebben a blogcikkben részletesen bemutatjuk, mi minden változott, fejlődött, és milyen gyakorlati előnyöket jelent a Proalpha 9.5 DMS & Ray párosítás a mindennapi munka során – legyen szó gyártásról, logisztikáról vagy irodai háttérfolyamatokról.
Új korszak az Office-integrációban – Microsoft Add-In
A Microsoft Word, Excel és Outlook közvetlen integrációja a Proalpha DMS-be forradalmasítja a dokumentumkezelést. Az új Add-In segítségével a felhasználók immár közvetlenül az Office 365 alkalmazásokból menthetik el dokumentumaikat a DMS-be, külön alkalmazásváltás nélkül. Ez nemcsak kényelmesebb, de gyorsabb és hibamentesebb munkát is lehetővé tesz.
Az Add-In első használatakor meg kell adni a Proalpha WebClient URL-jét, majd egyszerű bejelentkezés után aktiválható a DMS-funkcionalitás. A dokumentumokat akár PDF formátumba konvertálva is menthetjük – például egy Word-szerződésből egyetlen kattintással archivált PDF fájl lesz.
A folyamat végén a dokumentumhoz kontextust (pl. partner, projekt, dokumentumtípus) rendelhetünk, így az automatikusan a megfelelő helyre kerül a Proalpha rendszerén belül. Az Add-In teljesen integrálódik a meglévő jogosultsági rendszerbe, és természetesen Outlook esetén az e-mailek és azok mellékletei is archiválhatók. Ezen funkciók a hagyományos Proalpha ERP-ben már jó ideje elérhetők, immár a Ray-s felhasználók rendelkezésére is áll.
Kontextus nélküli és mappaalapú archiválás – Szabadság és rugalmasság
Korábban sok felhasználó hiányolta a kontextus nélküli dokumentumok archiválásának lehetőségét – ez most végre elérhető. A mappaalapú archiválás lehetőséget ad arra, hogy dokumentumokat úgy tároljunk, hogy azok ne kapcsolódjanak szorosan egy adott ERP-objektumhoz (pl. ügyfél vagy megrendelés). Ez hasznos például belső használatú vagy ideiglenes dokumentumok esetén.
A dokumentumok feltöltése rendkívül egyszerű: elég a fájlt a felületre húzni (drag and drop), és máris elérhetővé válik letöltésre, küldésre vagy törlésre – természetesen csak megfelelő jogosultság birtokában.
Új nézetek és fájlkezelési lehetőségek – Még több átláthatóság
A Proalpha 9.5 új, dokumentumorientált nézetet vezetett be a klasszikus listanézet mellé. A felhasználók immár vizuálisan is áttekinthetik, hogy mely dokumentumok tartalmaznak több fájlt, illetve hogy melyik dokumentumhoz milyen mellékletek tartoznak.
További fontos fejlesztés, hogy mostantól egy már archivált dokumentumhoz utólag is hozzáadhatunk újabb fájlokat. Ez nagy könnyebbséget jelent például szerződések vagy műszaki dokumentációk frissítésekor, ahol az új verziók nem igénylik új dokumentum létrehozását.
Programzár és jogosultságkezelés – Biztonság felsőfokon
A 9.5 verzióval visszatért a sokak által hiányolt programzár funkció, amellyel korlátozható, hogy egyes dokumentumokat vagy funkciókat mely felhasználók vagy csoportok érhetnek el. A beállítások nemcsak a Classic kliensből érhetők el, hanem a Ray felületről is kezelhetők.
Ez a funkció kritikus fontosságú azoknál a vállalatoknál, ahol szigorú szabályozások mellett történik az adatok kezelése – például auditált iparágakban (MedTech, élelmiszeripar, autóipar).
Vonalkód-generálás közvetlen nyomtatással
A korábbi verziókban a vonalkódokat előbb le kellett menteni képfájlként, majd külön kellett nyomtatni. A 9.5-ben ez a folyamat leegyszerűsödött: mostantól közvetlenül nyomtathatjuk a vonalkódokat – akár speciális címkenyomtatókra is.
A felhasználó a nyomtatási dialógusban választhatja ki az eszközt, és a beállítások mentésre kerülnek, így a következő alkalommal már nem kell újra konfigurálni a nyomtatót. Ez különösen hasznos lehet raktározásban vagy gyártásközi anyagmozgatásnál.
Képmegjegyzések és annotációk – ami még fejlesztés alatt áll
A klasszikus DMS-ben ismert képmegjegyzések (pl. bélyegző, szövegdoboz, kiemelés) funkció részlegesen újra elérhető Ray felületen is. Bár nem minden funkció tért még vissza (pl. dokumentum aláírás vagy workflow-indukált stempelés), a jelenlegi megoldás lehetővé teszi új verziók készítését módosított példányokkal, az eredeti dokumentum érintetlenül hagyása mellett.
Ez különösen fontos például digitális számlajóváhagyási folyamatok vagy gyártási utasítások esetében.
Cloud Printing – Végre valóban nyomtatunk a Ray-ből
A webalapú rendszerek egyik legnagyobb kihívása a nyomtatás – főleg, ha az nem PDF exportot jelent, hanem valódi, nyomtatóra küldött adatot. A Proalpha 9.5 egy forradalmi megközelítést alkalmaz: a Ray felület minden nyomtatási kérést automatikusan a háttérnyomtatóra irányít.
Ez azt jelenti, hogy a felhasználó úgy indítja el a nyomtatást, mintha közvetlen lenne, de valójában a nyomtatási parancs a szerveroldalon történik meg – ahol a megfelelő eszközök (pl. label printer, hálózati printer) már előre be vannak állítva.
Ennek előnyei:
a Ray broker szervereken nem kell nyomtatókat külön telepíteni,
nincs szükség a kliensoldali nyomtató-elérésre,
gyorsabb a nyomtatási folyamat, mivel nem blokkolja a felhasználói munkamenetet,
kompatibilis felhős környezetekkel is.
REST API és jövőbeli lehetőségek a DMS-be
Bár a DMS jelenlegi REST API-jai elsődlegesen belső UI-kommunikációt szolgálnak (ún. API Level 2), a fejlesztési irány egyértelműen afelé halad, hogy külső rendszerek – például más dokumentumkezelők, mobilalkalmazások vagy workflow-motorok – is közvetlenül tudjanak kommunikálni a DMS-sel.
Az API-k dokumentációja és struktúrája már most elérhető az API Portal felületén, amelyet a Proalpha fejlesztői folyamatosan frissítenek. A cél egy nyitott, modern és fejlesztőbarát ERP ökoszisztéma kialakítása.
Amit még érdemes tudni – felhasználói visszajelzések és roadmap
A bevezetés óta eltelt időszakban számos visszajelzés érkezett, amelyek már beépítésre is kerültek vagy a roadmap részévé váltak:
Felhasználói preferenciák mentése a nézetek között
Fejlettebb fájlhozzáadás és verziókövetés
Előnézeti képek és gyorsbetöltés
Scannelt dokumentumok státuszának visszajelzése
Klasszikus „dokumentumlinkből ERP objektumra ugrás” visszahozása
Ezek a visszajelzések megerősítik: a fejlesztések nem laboratóriumi körülmények között születtek, hanem valódi ügyféligényekre adott válaszokként.
Összefoglalás – Miért fontos ez Önnek?
Ha Proalpha-t használ, vagy most vezet be egy ERP-rendszert, akkor a 9.5-ös verzióval elérhetővé vált fejlesztések kulcsfontosságúak lehetnek a digitális transzformáció szempontjából. A DMS és a Ray együttesen egy új szintre emelik a dokumentumkezelést, a munkavégzést és a rendszerintegrációt – mindezt úgy, hogy közben nem növelik a komplexitást.
Az új funkciók nemcsak adminisztratív terhet csökkentenek, hanem gyorsítják a folyamatokat, növelik a felhasználói élményt és lehetővé teszik, hogy cége még inkább adatvezérelt és digitálisan hatékony legyen.
Foglaljon időpontot szoftverbemutatóra: https://calendly.com/zoltan-csaja-proalphaerp/proalpha-erp-szoftverbemutato/