A gyors és gördülékeny üzleti folyamatok megkövetelik, hogy a vonatkozó dokumentumokat a lehető legrövidebb időn belül minden érintett munkavállaló rendelkezésére bocsássák. A proALPHA integrált dokumentumkezelő rendszere (DMS) segít elérni ezt a célt. Minden e-mail, dokumentum, számla, rajz és egyéb nyugta húzással hozzárendelhető egy üzleti tranzakcióhoz, és archiválható vele. Ezen túlmenően a DMS biztosítja a dokumentumok auditbiztos archiválását (általánosan elfogadott elvei a számlák, nyilvántartások és dokumentumok elektronikus formában történő vezetésére és tárolására, valamint az adathozzáférésre).

Hatékony dokumentumkezelés

A DMS lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a rendszer bármely pontjáról hozzáférjenek az összes dokumentumhoz és a kapcsolódó üzleti tranzakciókhoz. Ennek eredményeként minden osztálynak kéznél vannak a vonatkozó dokumentumok, legyen szó értékesítésről, mérnöki tevékenységről vagy könyvelésről. Ez jelentősen növeli a több telephelyet érintő folyamatok hatékonyságát. Lehetőség van Microsoft Office dokumentumok létrehozására és szerkesztésére a proALPHA-n belül is.

Automatizált dokumentumfeldolgozás

Amikor olyan dokumentumokat ír be, mint például a szkennelt nyugták, e-mailek, szállítói számlák és tesztigazolások, közvetlenül hozzárendelhetők egy üzleti tranzakcióhoz húzással, hogy ezzel az üzleti tranzakcióval együtt archiválhatók legyenek. A meghatározott munkafolyamatok gördülékeny folyamatokat tesznek lehetővé, és minimálisra csökkentik a folyamat költségeit. A beszkennelt dokumentum automatikusan elküldésre kerül az osztálynak, ahol további feldolgozásra kerül.